La creciente digitalización de los procesos en los hoteles ha llevado a los hoteleros a adoptar soluciones de software, como Sharepoint, que mejoran y agilizan el intercambio de documentos.
El deseo de muchos hoteleros, especialmente de aquellos que gestionan múltiples propiedades, es trasladar y centralizar los datos en una plataforma en línea a la que los empleados del hotel puedan acceder con unos simples clics.
Sharepoint es la solución de Microsoft que permite acceder desde cualquier lugar y dispositivo para consultar documentos, trabajar en ellos de forma eficiente y con total seguridad.
Conoce en profundidad cómo funciona Microsoft Sharepoint y cómo utilizarlo eficazmente en tu hotel.
Llevar la transformación digital al hotel con Sharepoint
Sharepoint permite crear sitios de intranet para apoyar el trabajo en equipo, encontrar información de forma inmediata y colaborar sin barreras.
Dentro de la plataforma, gracias a la integración con el resto de Aplicaciones de Negocio del ecosistema Microsoft como Teams, Word, Excel, Powerpoint y Access, es posible subir cualquier tipo de documento para que sea accesible desde cualquier lugar.
Esto permite crear una colección de documentos sobre la que también pueden trabajar varios usuarios simultáneamente, editándolos en tiempo real.
Compartir información y documentos en tiempo real permite mejorar el funcionamiento diario de los alojamientos.
Basta decir que una mejor comunicación entre los departamentos no sólo conduce a una mejora del entorno de trabajo, sino también a un aumento del nivel de servicio percibido por el cliente.
El uso de Sharepoint en hoteles para la confirmación de reservas
El amplio abanico de funcionalidades de Sharepoint, como hemos dicho, facilita los procesos, la comunicación y la colaboración dentro del hotel.
Uno de los temas más discutidos por los hoteleros es el almacenamiento de las confirmaciones de reserva.
Normalmente, en los ordenadores del alojamiento se crea una carpeta compartida en la red donde la central de reservas coloca, clasificadas por meses, todas las comunicaciones relacionadas con las reservas.
A menudo, estos documentos no son fácilmente recuperables y se gasta tiempo.
Microsoft Sharepoint permite organizar todos los documentos relacionados con las reservas, facilitando su búsqueda y agilizando su recuperación.
Otra ventaja de llevar los documentos a la nube es que también facilita el trabajo a distancia, desde cualquier dispositivo fijo o móvil.
Por último, gracias a la integración nativa con Teams, es posible simplificar las comunicaciones internas relacionadas con el almacenamiento de las confirmaciones de reserva, permitiendo al personal trabajar de forma coordinada y precisa.
No sólo almacenamiento de documentos hoteleros
Gracias a Microsoft Sharepoint, no solo es posible subir y compartir documentos con los compañeros, sino, como se mencionaba al principio, crear sitios de intranet corporativos.
En un hotel, la creación de estos espacios en línea mejora la comunicación entre departamentos e implica activamente a todo el personal.
¿Por qué utilizar una hoja de cálculo o notas adhesivas fácilmente extraviables para comunicarse con los compañeros?
Con Sharepoint, es posible crear plantillas de sitios y listas específicas. Además, los sitios con Sharepoint permiten crear lógicas y flujos automatizados para mejorar y simplificar los procesos más largos.
Acceso a la información de forma centralizada y segura
Además de la posibilidad de desarrollar y distribuir flujos de trabajo complejos, otra de las ventajas de SharePoint es la seguridad garantizada de los datos almacenados mediante:
- cifrado de extremo a extremo
- controles de datos fiables y altamente ajustables
- prevención de pérdida de datos integrada
Este elemento es muy importante para la ciberseguridad de los hoteles, ya que cada día se procesan datos personales sensibles de los clientes.
En SharePoint es posible imponer políticas de control desde un único panel de control para proteger la información más sensible.
De hecho, los administradores de la plataforma pueden controlar y regular la gobernanza impidiendo que los empleados divulguen datos de forma errónea o intencionada.
Sharepoint y otras soluciones de Microsoft para el hotel
Con las soluciones de Microsoft es posible mejorar la operativa diaria y el servicio percibido por los clientes en el hotel.
También existen otros paquetes de software, basados en la arquitectura de Microsoft, que mejoran y gestionan de forma integral los diferentes departamentos del hotel, como por ejemplo:
– Hotel Back Office: el software basado en el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central que gestiona toda la contabilidad del hotel a 360°, desde la administración hasta el inventario, pasando por el control de gestión con el estándar internacional USALI
– Hotel Selfie e iSelz Selfie: las plataformas de análisis que aprovechan el potencial analítico de Microsoft Business Intelligence para transformar los datos del hotel y del departamento de F&B en información útil
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