La preautorización de tarjetas de crédito es una herramienta muy popular en los hoteles como garantía de pago de la estancia.
Se trata de un bloqueo temporal del dinero efectuado en la tarjeta de crédito del cliente, que suele realizarse tras el check-in o tras el vencimiento de la política de cancelación.
El importe, normalmente igual a la penalización debida en caso de cancelación, se “congela” entonces en la tarjeta facilitada en el momento del pago o de la liberación de fondos por parte del hotel.
Puede haber varios escenarios en el momento de la salida, aquí están los más comunes:
- La preautorización se cobra y se utiliza para el saldo de la cuenta al efectuar el pago de la estancia
- El hotel emite la preautorización si el cliente decide pagar con un método diferente, por ejemplo, en efectivo
- La preautorización no la efectúa el hotel y se libera automáticamente al cabo de un tiempo
Preautorización en hoteles: aclaremos
Como hemos dicho en el párrafo anterior, la preautorización es un bloqueo temporal de un importe determinado en una tarjeta de crédito sin que haya ningún movimiento bancario.
La autorización para retirar el importe bloqueado la emite el banco o la entidad emisora de la tarjeta de crédito.
Gracias a la preautorización, es posible comprobar, durante la fase de reserva de la habitación, si hay disponibilidad en la tarjeta de crédito del cliente.
Una vez garantizada la disponibilidad, se confirma la reserva.
Normalmente, la preautorización se hace unos veinte días antes de la llegada del cliente porque, si se hace con mucha antelación, podría ocurrir que el cliente llegara al hotel con una tarjeta sin fondos.
Veamos en detalle algunos datos prácticos sobre la preautorización.
Cuánto y cuándo preautorizar
No existe un importe preciso para la preautorización: el hotelero decide directamente el importe.
Como ya hemos dicho, suele corresponder a la penalización que hay que pagar en caso de anulación de la estancia, mientras que en algunos casos puede ser una cantidad superior para protegerse de posibles extras.
Una vez que el cliente realiza la estancia, el hotel puede cobrar la totalidad de la tarifa en la forma acordada con el cliente.
Si el cliente paga con la misma tarjeta de crédito que la preautorización, se cierra la cuenta y se cobra el importe adeudado.
Si, por el contrario, la forma de pago preferida por el huésped es distinta de la tarjeta de crédito utilizada para la preautorización, es decir, con otra tarjeta o en efectivo, se procede a la cancelación.
Duración, bloqueo y liberación del importe
El importe preautorizado en la tarjeta de crédito se cargará en caso de cancelación fuera de plazo o si el cliente no se presenta en el hotel.
La preautorización tiene una duración máxima de veintiún días a partir del momento en que se efectúa la reserva.
Durante este plazo, el importe acordado puede cobrarse o liberarse.
En caso de que se libere el importe o no se efectúe la preautorización, la suma vuelve a estar a disposición del cliente.
Transcurren entre 72 horas y 21 días desde la anulación de la preautorización para que el titular vuelva a disponer del importe en su cuenta.
El plazo varía en función del emisor de la tarjeta de crédito y también de si la anulación de la preautorización se realiza manual o automáticamente.
¿Qué ocurre si se deniega la preautorización?
Si la verificación de la tarjeta de crédito presentada por el cliente es infructuosa, deberá solicitarse al huésped una nueva tarjeta con el importe necesario y otra forma de pago.
Si esto no es posible, la reserva efectuada por el huésped puede caducar y, por tanto, cancelarse.
Descubre como preautorizar pagos con un PMS integrado para una gestion eficiente
Veamos un ejemplo de preautorización de la tarjeta de crédito de un cliente realizada por un PMS integrado con un sistema de pago.
Mario Rossi decide reservar una estancia en un hotel de Capri unos dos meses antes de la salida.
Para confirmar la reserva, Mario Rossi decide introducir su tarjeta de crédito como método de pago.
El plan de tarifas del hotel prevé unos gastos de cancelación de 75 euros que deberán abonarse en caso de anulación en los 15 días siguientes a la entrada.
Una vez recibidos los datos de la tarjeta de crédito, aparecerán en el PMS.
En este momento, para proceder a la preautorización, basta con ir al panel de preautorización de la tarjeta de crédito e introducir el importe que se desea bloquear.
Veamos cómo se resuelve la preautorización en unos sencillos pasos en dos posibles escenarios
Primer escenario: Debido a un imprevisto, Mario Rossi cancela su reserva 5 días antes de la llegada.
En el caso de una cancelación con penalización o no show, gracias a la integración entre el PMS y los sistemas de pago, es posible convertir la preautorización en un débito en la sección de la cuenta de reserva en unos simples clics.
Segundo escenario: Mario Rossi disfruta de su estancia en Capri y, a la salida, paga la diferencia con la misma tarjeta de crédito ya preautorizada.
En este caso, bastará con acceder al panel de la cuenta del cliente e introducir el saldo adeudado, después, gracias a la integración, el cliente sólo tendrá que realizar el pago del saldo con tarjeta de crédito.
Las ventajas de la preautorización
La preautorización mediante un PMS integrado con un sistema de pago no sólo beneficia al hotelero, sino también al cliente:
- En unos pocos pasos, las preautorizaciones pueden crearse, configurarse, modificarse y anularse directamente desde el PMS
- Una vez confirmada la reserva, el cliente es libre de elegir entre pagar con la tarjeta de crédito utilizada para la reserva en línea, pagar en efectivo o pagar con otro método con facilidad
- La información confidencial del pago se mantiene segura gracias a la tokenización de los datos de la tarjeta de crédito
Si deseas obtener más información sobre la integración de PMS y sistemas de pago para tu hotel, rellena el formulario de esta página.
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