Ogni azienda produce e utilizza una grande quantità di dati: informazioni su clienti e fornitori, ordini, vendite, produzione, acquisti, performance e processi interni. Per una PMI, gestire queste informazioni in modo ordinato significa poter contare su dati affidabili quando arriva il momento di prendere una decisione.
In questo scenario si inserisce il Data Governance Act, il regolamento europeo che stabilisce un quadro per favorire la condivisione e il riutilizzo dei dati, aumentando la fiducia nei meccanismi attraverso cui le informazioni vengono rese disponibili. Il regolamento è applicabile dal settembre 2023 e rappresenta uno dei pilastri della strategia europea per i dati.
Il tema riguarda quindi il quadro normativo europeo, ma porta con sé una riflessione più ampia: quanto sono realmente organizzati e affidabili i dati che un’azienda utilizza ogni giorno?
Il significato di data governance: dare regole ai dati aziendali
Il significato di data governance si può riassumere in un concetto concreto: definire regole, responsabilità e processi per assicurarsi che i dati siano corretti, aggiornati, accessibili alle persone autorizzate e utilizzabili nel modo appropriato.
Per una PMI significa, ad esempio, sapere:
- dove viene registrato un determinato dato
- chi può inserirlo o modificarlo
- quale sistema rappresenta la fonte ufficiale
- come vengono gestiti dati duplicati o incompleti
- chi può accedere alle informazioni
- come i dati vengono utilizzati nei report e nelle analisi
Sono aspetti che possono sembrare operativi, ma hanno conseguenze dirette sulle decisioni. Un’anagrafica cliente duplicata può alterare le analisi commerciali. Un dato non aggiornato può modificare la lettura delle performance. Informazioni distribuite tra gestionali, fogli Excel e applicazioni differenti possono rendere difficile ottenere una visione univoca dell’azienda.
Quando un dato diventa davvero utile
La qualità del dato diventa ancora più importante quando le informazioni vengono utilizzate per costruire report e indicatori.
Una soluzione di Business Intelligence come Microsoft Power BI consente di trasformare i dati aziendali in dashboard e report utili al monitoraggio delle attività e delle performance. La solidità dell’analisi dipende però dalla qualità delle informazioni che la alimentano.
Per questo la governance dei dati coinvolge anche i processi e le persone che quei dati li producono ogni giorno.
Governance dei dati: dall’ordine delle informazioni alle decisioni
Parlare di governance dei dati non significa necessariamente introdurre una struttura complessa. Per una PMI può voler dire, prima di tutto, mettere ordine nelle informazioni già disponibili e stabilire criteri condivisi per gestirle.
Il primo passo è individuare le principali fonti informative: ERP, CRM, software per la produzione, strumenti di Business Intelligence e sistemi documentali possono contenere informazioni diverse sullo stesso processo.
Un ERP come Microsoft Dynamics 365 Business Central, ad esempio, riunisce in un’unica piattaforma diverse aree dell’attività aziendale, tra cui vendite, acquisti, supply chain, operations, amministrazione e finanza. Avere processi e informazioni più strutturati rende più semplice lavorare successivamente sull’analisi dei dati.
Lo stesso vale per la produzione. L’integrazione tra NET@PRO MES e Business Central permette di collegare le informazioni legate alla produzione con quelle gestite dal sistema ERP, creando una base informativa più completa sui processi aziendali.
Il valore della governance emerge proprio qui: quando dati provenienti da attività diverse possono essere letti in modo coerente e diventano una base concreta per il controllo e la pianificazione.
Data Governance Act e imprese: due livelli da tenere distinti
Il Data Governance Act riguarda soprattutto la condivisione e il riutilizzo dei dati in un quadro europeo basato sulla fiducia. Tra gli aspetti disciplinati dal regolamento rientrano il riutilizzo di determinate categorie di dati detenuti dal settore pubblico e i servizi di intermediazione dei dati.
La governance interna all’azienda riguarda invece il modo in cui quei dati vengono raccolti, organizzati, protetti e utilizzati nei processi quotidiani.
I due piani sono distinti, ma fanno parte della stessa evoluzione: i dati acquistano valore quando possono essere utilizzati in modo affidabile, secondo regole chiare e con adeguate garanzie.
Per una PMI, il percorso può partire da pochi punti concreti:
- mappare i dati, individuando dove vengono prodotti e utilizzati
- definire le fonti ufficiali, evitando che lo stesso dato venga gestito in modo diverso in più sistemi
- stabilire responsabilità e autorizzazioni, chiarendo chi può inserire, modificare e consultare le informazioni
- controllare la qualità, intervenendo su errori, duplicazioni e dati obsoleti
- collegare i sistemi, riducendo il più possibile le attività manuali di trasferimento delle informazioni
Il risultato è una base informativa più solida, utile per analizzare le performance, individuare anomalie e prendere decisioni con maggiore consapevolezza.
Il Data Governance Act definisce il quadro europeo per una gestione e una condivisione più affidabile dei dati. La governance aziendale porta questi principi nella pratica quotidiana.
Per una PMI, il punto di partenza resta quindi molto concreto: sapere quali dati possiede, dove si trovano, quanto sono affidabili e come vengono utilizzati. Da qui si può costruire un sistema informativo capace di supportare davvero i processi e le decisioni aziendali.
Per approfondire il quadro normativo, è disponibile la guida pratica al Data Governance Act della Commissione europea.
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