L’ufficio booking è il reparto della struttura ricettiva che si occupa di gestire tutte le prenotazioni effettuate dagli ospiti.
Tuttavia, in molte strutture alberghiere italiane, l’organigramma spesso non include un reparto specifico dedicato al “Booking Department”.
Nelle piccole realtà, infatti, le attività vengono gestite principalmente dal front office.
Molti albergatori potrebbero non essere a conoscenza del valore strategico di un ufficio booking ben strutturato.
È proprio grazie a una gestione efficace delle prenotazioni che l’hotel incrementa il fatturato.
L’ufficio booking, infatti, è la chiave di volta di ciò che ricercano gli hotel manager: incentivare il processo di disintermediazione per aumentare le prenotazioni dirette.
Ufficio booking: che cos’è e di cosa si occupa
Come abbiamo detto in un nostro precedente articolo, un sito web ben fatto, performante e dotato di booking engine integrato al software PMS è un ottimo punto di partenza per l’hotel.
Da qui, l’ufficio booking può iniziare a spingere per aumentare le prenotazioni dirette promuovendo dei pacchetti esclusivi costruiti su misura del cliente.
Per fare ciò, il reparto prenotazioni può utilizzare dei software di marketing automation in grado di profilare i clienti e comunicare agli ospiti delle promozioni pacchetti personalizzati attuando strategie di cross selling.
Il reparto booking funge, quindi, da traino non solo per la vendita delle camere, ma anche per la vendita di altri servizi, come quelli ancillari, per andare ad aumentare ulteriormente il Revenue.
I vantaggi di un ufficio booking in hotel
Immagina un contesto in cui tutte le prenotazioni siano gestite esclusivamente dal front office.
In questo scenario, il rischio di confusione e interruzioni è alto, e potrebbe compromettere sia l’efficacia delle prenotazioni che la qualità del servizio offerto agli ospiti presenti.
Al contrario, un ufficio booking dedicato consente di avere un team specializzato e formato esclusivamente per gestire le prenotazioni. Questo approccio garantisce risposte rapide e precise alle richieste dei clienti, e ottimizza le opportunità di up-selling e cross-selling durante il processo di prenotazione.
Inoltre, un ufficio booking dedicato contribuisce a migliorare significativamente la percezione del servizio da parte del cliente, elevando il livello di esperienza complessiva e rafforzando la brand awareness della tua struttura ricettiva.
Un servizio altamente specializzato e personalizzato non solo fidelizza i clienti, ma aumenta anche la reputazione del tuo brand nel mercato competitivo dell’ospitalità.
La figura del Reservation Manager
La figura preposta a gestire l’ufficio booking di un hotel o di una catena alberghiera è il Reservation Manager.
Questo si occupa della facilitazione e semplificazione delle promozioni, delle vendite e delle prenotazioni dei prodotti e dei servizi offerti dalla struttura ricettiva.
Il Reservation Manager, dunque, segue il cliente durante tutta la fase di prenotazione fornendogli informazioni sui viaggi, sugli itinerari e sui prezzi.
Non solo, questa figura si occupa anche di:
- gestire eventuali reclami da parte degli ospiti;
- offrire consulenza sui termini e sulle condizioni di viaggio;
- effettuare le prenotazioni e invia gli avvisi di conferma.
Il Reservation Manager lavora, solitamente, a stretto contatto con il Revenue Manager.
L’obiettivo è quello di incrementare l’occupazione delle stanze dell’albergo e garantire una massimizzazione dell’occupazione giornaliera delle camere.
Per questo motivo, questa figura deve essere supportata da tecnologie all’avanguardia come il PMS, il software gestionale alberghiero, che permette di gestire tutte le fasi del booking con più semplicità.
Grazie al PMS, è possibile velocizzare tutte le procedure di prenotazione ed automatizzare i processi per facilitare il lavoro quotidiano degli operatori grazie a un’interfaccia intuitiva molto semplice da utilizzare.
Inoltre, grazie all’integrazione con altri software come:
è possibile avere il controllo completo grazie a un ecosistema centralizzato di tutti i reparti dell’hotel o della catena alberghiera.
Soluzioni per l’ufficio booking dell’hotel
Abbiamo visto come un ecosistema integrato di soluzioni software sia in grado di migliorare la gestione interna dei reparti in hotel come l’ufficio booking.
Grazie ai gestionali verticalizzati per il mondo hospitality è possibile non solo gestire ed aumentare le prenotazioni dirette, ma andare a migliorare le proprie strategie di vendita per incrementare il proprio business.
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Aggiornato il: 26 settembre 2024
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