L’Overbooking in hotel è un fenomeno molto diffuso in ambito alberghiero che prevede l’accettazione di più prenotazioni quante siano il numero di camere disponibili.
Questo può essere fatto in maniera accidentale o intenzionale.
Nel primo caso, si tratta di disattenzioni dovuti ad errori manuali da parte dell’operatore o dalla difficoltà di sincronizzazione i portali di prenotazione della struttura alberghiera con un sistema gestionale non perfettamente integrato.
Nella seconda ipotesi, l’albergatore è consapevole di accettare un numero superiore di prenotazioni.
Questo viene fatto solitamente per preservarsi contro le perdite generate da possibili no-show e per evitare che alcune camere risultino invendute.
Che cos’è e come funziona l’Overbooking?
L’Overbooking nasce in America dalle prime difficoltà da parte delle compagnie aeree nel gestire l’aumento delle prenotazioni sui voli e i mancati guadagni causati dai posti vacanti.
Capitava spesso che un cliente, una volta effettuata la prenotazione di un volo, poi non si presentasse lasciando così un posto vuoto a bordo dell’aereo.
Questo comportava numerosi costi alla compagnia aerea dovuti a mancati guadagni.
Come abbiamo visto in un nostro precedente articolo, le stesse logiche di business delle compagnie aeree spesso si applicano anche al mondo alberghiero.
L’overbooking arriva, con il passare nel tempo, anche nel settore hospitality, mantenendo gli stessi obiettivi:
- aumentare il tasso di occupazione;
- avere il 100% dei posti o delle camere disponibili occupate;
- massimizzare al meglio i profitti e ridurre i costi.
Vantaggi e svantaggi di andare in Overbooking
Che sia accidentale o intenzionale, l’Overbooking in hotel può comportare sia dei vantaggi che degli svantaggi, vediamo assieme quali.
Pro
Uno dei motivi che spingono l’albergatore a praticare l’overbooking in hotel è senza dubbio quello di ridurre al minimo le perdite dovute ai no-show.
Ricordiamo, infatti che, le mancate presentazioni e cancellazioni influiscono negativamente sul fatturato.
In caso di una corretta gestione dell’Overbooking sarà possibile, inoltre:
- scegliere quali sono le date migliori per effettuare più prenotazioni senza sacrificare l’esperienza degli ospiti;
- compensare i costi di ripristino del servizio con maggiori entrate derivate della vendita delle camere:
- garantire una maggiore occupazione riuscendo a riempire il 100% delle camere senza ridurre notevolmente le tariffe.
Contro
L’altra faccia della medaglia in una strategia di overbooking in hotel è quella di influenzare negativamente la customer experience dell’ospite.
Notificare all’ospite che non c’è posto in struttura nonostante abbia effettuato una prenotazione potrebbe avere delle ripercussioni negative per l’hotel.
Il rischio non è solo quello di perdere un potenziale cliente.
Lo scenario peggiore sarebbe, infatti, quello di ricevere una recensione negativa su Tripadvisor, Google, sui social media o su un altro canale pubblico andando a intaccare la brand reputation dell’albergo e influenzando la scelta dell’hotel da parte di possibili futuri ospiti.
Inoltre, gestire l’Overbooking si può trasformare in enorme costo per la struttura, vediamo perché.
Cosa prevede la normativa sull’Overbooking in hotel
Non esiste una vera propria normativa per l’Overbooking in hotel in quanto ciò che viene stipulato tra cliente e struttura è un contratto atipico che si basa sulla fiducia di entrambe le parti.
L’albergatore, infatti, mette a disposizione del cliente un’unità abitativa arredata con tutti i servizi necessari ed eventuali a un prezzo stabilito, affinché il cliente possa soggiornarvi.
In caso di violazione del contratto stipulato, l’albergatore è obbligato a risarcire il cliente se si tratta di:
- Overbooking intenzionale: tramite una sanzione di risarcimento del danno al cliente pari al doppio della caparra versata;
- Overbooking per errore: “riproteggendo” il cliente destinandolo presso un hotel vicino (a carico dell’albergatore) di pari categoria o superiore.
Non solo, a carico dell’hotel ci sono anche tutte le spese extra come, ad esempio, pagare il taxi al cliente per raggiungere l’altra struttura.
Questo si traduce, molte volte, in costi superiori da parte dell’hotel di riprotezione dell’ospite rispetto al possibile guadagno tramite Overbooking.
Le soluzioni software per gestire l’Overbooking in hotel
Abbiamo visto come l’Overbooking in hotel possa essere per gli albergatori un’opportunità qualora sia gestito in maniera efficiente.
Per questo motivo un ecosistema di software integrati fra loro permette di gestire tutti gli aspetti delle strategie di Overbooking.
Grazie al PMS è possibile gestire con facilità tutte le prenotazioni in pochi e semplici clic avendo sempre una panoramica completa di:
- arrivi;
- partenze;
- fermate;
- spostamenti;
nonché i numeri e le percentuali di:
- occupazione;
- disponibilità;
- camere bloccate;
- camere fuori servizio.
Inoltre, un PMS perfettamente integrato con altri software gestionali permette di:
- dotarsi di channel manager perfettamente integrati evitare perdite di sincronizzazione tempo e soldi;
- dotarsi di strumenti di business Intelligence per analizzare con facilità e tramite report intuitivi tutti i dati utili della struttura e prendere le migliori decisioni strategiche;
- dotarsi di un sistema di pagamento integrato al PMS per gestire più facilmente e con più sicurezza eventuali no-show tramite pagamenti digitali.
Per saperne di più su come gestire l’Overbooking in hotel compila il form presente in questa pagina.
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