La ripresa del settore hospitality sta coinvolgendo sempre di più il turismo nazionale e internazionale con dei trend positivi registrati anche nel settore MICE.
Il turismo congressuale, secondo i dati dell’OICE l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, ha registrato in Italia una crescita degli eventi business del +23,7% rispetto al 2020.
Inoltre, dalla ricerca sono emerse la presenza nel 2021 di circa 10,8 milioni di viaggiatori internazionali che hanno scelto come destinazione l’Italia per motivi di lavoro.
Che cosa significa MICE
Molti alberghi fanno del MICE il proprio core business, grazie alla vocazione della struttura ricettiva per congressi, eventi e meeting.
L’acronimo di MICE, infatti, rappresenta le tipologie di eventi che permettono all’hotel incrementare i ricavi, attraverso:
- Meetings: incontri organizzati dalle aziende per condividere delle informazioni, in merito a problemi, soluzioni o lancio di nuovi prodotti sul mercato.
In questa tipologia di eventi rientrano anche: attività di formazione, team building, brain storming o incontri con partner e fornitori.
- Incentives: definiti anche come “viaggi premio”, sono solitamente organizzati dalle aziende per premiare i propri dipendenti.
A differenza dei Meeting questi eventi vengono utilizzati dalle imprese per migliorare il team building e per fare incontrare i manager e dipendenti in un contesto differente.
L’obiettivo degli Incentives è di ridurre lo stress del carico lavorativo dei collaboratori in azienda e di lasciare un bel ricordo dell’esperienza di soggiorno vissuta.
- Conferences: si tratta di incontri accomunati da una materia che solitamente ha scopi didattici, professionali o commerciali.
In questo caso gli organizzatori sono grandi associazioni o società che gestiscono questi eventi con cadenza periodica con l’obiettivo di formare i partecipanti e farli crescere professionalmente.
- Exhibitions: sono eventi collegati a fiere o esposizioni che mostrano al pubblico una novità, un prodotto o un servizio.
In genere questi incontri prevedono un biglietto d’ingresso per andare a vedere gli stand dove le aziende espongono le ultime novità del mercato.
Solitamente, quindi, i protagonisti del turismo congressuale scelgono una determinata location per motivi di lavoro o di affari.
I partecipanti a questi eventi, la maggior parte delle volte, necessitano di soggiornare in una struttura ricettiva per una o più notti.
Ed è per questo motivo che le strutture ricettive devono essere preparate e in grado di gestire al meglio grandi gruppi di persone che si presentano a un determinato evento.
Come gestire il MICE in hotel
Come abbiamo detto in precedenza, il turismo congressuale prevede un grande numero di persone che soggiornano in un hotel in un determinato periodo di tempo.
Gli albergatori devono pensare a come gestire al meglio l’evento domandandosi:
- Partecipanti: in quanti saranno? Hanno bisogno di pernottare in hotel? E se sì, per quante notti?
- Affitti: l’evento richiede una location particolare? Quali sono gli spazi necessari per organizzare l’evento? Per quanti giorni?
- Ristorazione: catering, banqueting, pasti completi, finger food, colazione o pausa caffè?
- Trasporti: da dove arrivano ospiti e relatori? Con quali mezzi? Sono previsti spostamenti durante l’evento?
- Costi: è previsto un costo a partecipante o quotazioni specifiche per singoli servizi? Sono necessari tecnici, organizzatori, steward e hostess? Ho bisogno di ulteriori risorse?
Le risposte a queste domande sono date da un Property Management System in grado di gestire con efficacia le prenotazioni degli eventi MICE.
Grazie al software gestionale, infatti, è possibile:
- accedere in pochi clic alla disponibilità di tutti gli spazi dell’hotel;
- strutturare tutti i tipi di evento dal più semplice al più complesso;
- gestire automaticamente le voci di addebito;
- creare con facilità i tuoi contratti e ordini di servizio personalizzandoli con la brand identity dell’hotel;
- ottenere la reportistica completa e monitorare l’andamento dei MICE per tenere sempre la situazione sotto controllo.
I vantaggi degli eventi MICE
Gestire il MICE in maniera efficace porta numerosi vantaggi all’hotel.
Uno di questi è la possibilità di ripensare ai propri spazi della struttura per trasformarli in aree dedicate a sale conferenze o meeting room.
L’hotel potrà quindi beneficiare della presenza degli ospiti per attuare strategie di up e cross selling proponendo dei servizi extra.
Inoltre, grazie agli eventi MICE, l’hotel può aumentare il proprio revenue e ampliare il proprio mercato.
Aprirsi a un nuovo segmento di mercato come quello del MICE, infatti, potrebbe aiutare l’hotel a incrementare i ricavi attuando anche tecniche di destagionalizzazione.
Soluzioni per la gestione del turismo congressuale in hotel
Gestire il MICE in maniera efficace l’albergatore ha bisogno di strumenti innovativi e potenti che lo aiutino nell’operatività quotidiana e nella gestione di grandi flussi di persone.
Per questo motivo l’hotel deve dotarsi di un PMS in grado di gestire tutta la guest journey del MICE grazie al modulo Conference & Banqueting.
Per scoprire quali sono le migliori soluzioni software per controllare con semplicità gli eventi business e il turismo congressuale compila il form presente in questa pagina.
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