La gestione dei turni del personale in hotel è un fattore da non sottovalutare, soprattutto nei momenti in cui l’affluenza degli ospiti in struttura è variabile.
Un’organizzazione poco efficace, infatti, indipendentemente dalla classificazione dell’albergo, potrebbe:
- mettere in difficoltà lo staff compromettendo l’ambiente di lavoro con carichi di lavoro non equilibrati;
- far perdere traccia dei dati relativi agli orari e alle presenze dello staff in hotel;
- creare dei disservizi dovuti alla mancanza di personale nei momenti particolarmente intensi influenzando negativamente la customer experience degli ospiti.
Nell’era della trasformazione digitale, utilizzare carta e penna per segnare manualmente la gestione degli orari dei dipendenti come si fa ancora in molte strutture ricettive italiane è impensabile.
Oggi gli hotel hanno a disposizione molteplici soluzioni digitali per poter gestire in maniera efficace, semplice e veloce i turni del proprio personale alberghiero, vediamo come.
Perché organizzare i turni del personale in hotel è importante?
Prima di analizzare qual è la migliore soluzione per gestire i turni del personale in albergo facciamo un passo indietro.
Abbiamo detto quanto sia importante la pianificazione del lavoro dello staff in quanto può incidere non solo sui processi interni all’hotel ma anche sull’esperienza di soggiorno dell’ospite.
È necessario, quindi, partire strutturando un processo che sia basato su un sistema trasparente che consenta di:
- equilibrare il numero dello staff in base alla copertura delle attività da svolgere in hotel per evitare eccedenze o mancanze di personale;
- gestire equamente i carichi di lavoro assegnando le risorse con le competenze più adatte alle mansioni che devono svolgere in albergo. Una gestione dei turni e dei riposi efficace aumenta il benessere delle risorse umane aumentando il rendimento e la produttività delle stesse;
- creare un flusso di comunicazione dei turni tra manager e dipendenti che sia condiviso, tempestivo e chiaro a tutti i membri dell’hotel.
Adottare delle soluzioni digitali in grado di gestire i turni del personale in hotel che tengano conto dei punti elencati precedentemente permettono, quindi, di ottenere:
- maggiore velocità nella pianificazione dei turni;
- visualizzazione in tempo reale delle presenze, della disponibilità e delle assenze del personale;
- filtri per cercare e visualizzare rapidamente tutte le informazioni necessarie;
- riduzione delle contestazioni interne grazie alla trasparenza e alla condivisione dei dati;
- benefici nell’ambiente di lavoro.
La gestione dei turni di lavoro con Microsoft Teams
Alcuni hotel utilizzano già dei fogli di calcolo condivisi con i membri dello staff per segnare i turni del personale e gestire gli orari di lavoro.
L’alternativa migliore è quella di gestire i turni direttamente con Microsoft Teams, l’applicazione di collaborazione per incentivare e promuovere il lavoro dello staff da qualsiasi luogo, anche a distanza.
Grazie all’apposito modulo Turni, Teams mette a disposizione dei manager un vero e proprio software di gestione turni che permette di pianificare tutte le attività del personale alberghiero.
Turni permette di creare e gestire la pianificazione da zero oppure, grazie all’integrazione con Excel, di importare un foglio di calcolo già esistente per modificarlo direttamente in Teams.
Per quanto riguarda lo staff, Teams Turni consente al personale di richiedere permessi, scambi di turno o di proporsi per un turno di lavoro offrendo la propria disponibilità direttamente sul proprio dispositivo mobile.
Inoltre, Turni segna automaticamente la rilevazione presenze consentendo al management di verificare che i turni vengano rispettati tramite fogli di tracciamento digitale e di rilevamento della posizione.
Soluzioni per migliorare la gestione del personale in hotel
Abbiamo visto come con Teams è possibile migliorare la gestione dei turni del personale in hotel.
Verticalizzate per il mondo dell’hospitality esistono anche altre soluzioni software basate sulle piattaforme Microsoft che migliorano la gestione di altri reparti alberghieri come:
- Hotel Selfie ed iSelz Selfie: le piattaforme di Business Intelligence basate su Microsoft power BI per aggregare e centralizzare i dati di hotel e reparti F&B in dashboard facili e intuitive da utilizzare;
- Hotel Back Office: il software di controllo di gestione basato sull’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central che gestisce a 360° tutta la contabilità dell’hotel e delle catene alberghiere;
- Serinf365: è la soluzione in cloud che integra Teams e le business application di Microsoft 365 assieme a software antivirus, antispam e servizi di backup dati.
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