Nelle piccole e medie imprese si ricevono quotidianamente numerose mail di richiesta di ordini da parte dei clienti che necessitano della generazione di documenti commerciali.
Chi lavora nel settore lo sa bene…ogni giorno si producono grandi quantità di offerte che devono essere passati dalla mail al software ERP.
Pensate alla quantità di tempo perso per fare copia e incolla delle informazioni, passando da un software all’altro per creare documenti commerciali!
Oggi con Outlook e Business Central è SemplicisSImo creare documenti commerciali ricavando articoli e quantità richiesti in maniera automatica e direttamente dal testo della mail.
Vediamo come.
1 – Ricevo un ordine su Outlook e il connettore riconosce il mittente
Una volta ricevuta la mail da parte del cliente su Outlook basterà andare sull’add-in di Business Central a destra dello schermo.
Il connettore riconoscerà in maniera automatica il mittente della mail e sarà possibile vedere la panoramica completa con la situazione degli ordini presenti sull’ERP di Microsoft.
Nell’apposita sezione possiamo vedere anche tutte le statistiche del nostro cliente, come ordini inevasi, ricevute dei pagamenti e molto altro ancora.
2 – Controllo i dati e le informazioni di BC direttamente da Outlook
Cliccando sull’icona 
è possibile controllare tutte le informazioni e i dati del cliente senza mai uscire dal programma di posta elettronica. In questo modo sarà possibile avere la situazione completa del cliente: dai dati anagrafici della persona fisica, ai dati di spedizione fino allo status delle fatturazioni e dei pagamenti.
3 – Creo un ordine di vendita con i suggerimenti automatici degli articoli
Cliccando sull’icona 
e selezionando l’opzione “Ordine di vendita” è possibile creare un documento di vendita. Qui, grazie alla sezione “Voci suggerite” possiamo vedere gli ordini suggeriti da Business Central che corrispondono al testo della mail ricevuta su Outlook.
In questo modo sarà possibile selezionare velocemente gli ordini da inserire nel documento commerciale.
4 – Inserisco la data di consegna e ulteriori informazioni al mio documento commerciale
Una volta selezionati gli ordini sarà possibile inserire la data di consegna degli ordini.
Approvando la data di consegna tutte le informazioni saranno aggiornate in maniera automatica in Microsoft Business Central.
5 – L’ordine viene inserito e il documento commerciale è sincronizzato automaticamente in BC
Una volta eseguita la procedura di inserimento dell’ordine questo viene sincronizzato in maniera automatica all’interno di Business Central.
Nella schermata “Ordini di vendita” comparirà l’elenco dei documenti commerciali creati.
Selezionando un ordine si potranno vedere nel dettaglio tutti gli elementi e il loro stato.
Hai visto? creare documenti commerciali direttamente da Outlook in Microsoft Business Central ricavando articoli e quantità richiesti dal testo della mail: è SemplicisSImo!
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