Uno dei reparti chiave all’interno di un hotel è il reparto Room Division che svolge un ruolo importantissimo nell’assicurare il successo dell’hotel.
Come sappiamo, l’industria alberghiera è un mondo in continua evoluzione.
La gestione di un hotel richiede competenza, organizzazione e tecnologia avanzata per garantire una esperienza senza problemi ai clienti.
Se pensiamo ad un hotel, la prima cosa che ci viene in mente sono le camere, dove gli ospiti trascorrono la maggior parte del loro soggiorno.
Ma le camere non sono solo degli spazi fisici, sono anche il risultato di un complesso processo organizzativo e gestionale che coinvolge diverse aree e figure professionali.
In questo articolo, esploreremo il ruolo e i compiti del Room Division Manager e discuteremo i vantaggi di utilizzare un PMS per la gestione di questo reparto.
Room Division, cos’è e di cosa si occupa
Il Room Division è il reparto che si occupa di tutto ciò che riguarda le camere, dalla loro prenotazione alla loro pulizia, passando per il check-in, il check-out, il servizio in camera, e la sicurezza.
Questo reparto comprende quindi diverse sezioni, tra cui la reception, il back office, la portineria, l‘housekeeping, e la manutenzione.
Il responsabile di questo reparto è il Room Division Manager, una figura chiave per il successo di un hotel.
La figura del Room Division Manager: compiti e competenze
Il Room Division Manager è responsabile della gestione di tutte le operazioni legate alle camere e alle loro divisioni all’interno di un hotel e deve svolgere quotidianamente le attività di:
- Supervisione delle operazioni quotidiane: coordinando le operazioni quotidiane del reparto Room Division.
Ciò include l’assegnazione delle camere ai clienti, la gestione del personale addetto alle pulizie delle camere, la manutenzione delle camere e l’assistenza ai clienti. - Gestione delle prenotazioni: assicurando che le camere siano prenotate in modo efficiente e che ci siano abbastanza camere disponibili per i clienti.
Inoltre, si occupa dell’assegnazione delle camere in base alle richieste dei clienti e alle preferenze. - Coordinamento della pulizia e la manutenzione delle camere: coordinando il personale delle pulizie e della manutenzione.
L’obiettivo è quello di garantire che tutte le camere siano pronte per l’arrivo dei clienti. - Gestione del personale: assumendo, formando e supervisionando il personale del reparto Room Division.
Questi ultimi dovranno essere ben addestrati e in grado di svolgere i loro compiti in modo efficiente. - Risoluzione dei problemi: affrontando le situazioni complesse e garantendo ai clienti abbiano una esperienza di soggiorno più che positiva.
Il ruolo del PMS nella gestione delle camere dell’hotel
Per svolgere al meglio queste attività, il Room Division Manager ha bisogno di uno strumento indispensabile: il software gestionale PMS.
Grazie al PMS è possibile, infatti, automatizzare e semplificare la gestione del Room Division, integrando tutte le informazioni e le operazioni relative alle camere in un’unica piattaforma.
I vantaggi dell’utilizzo di un PMS per la gestione del reparto sono molti, tra cui:
- Ridurre gli errori umani e i tempi di attesa, grazie alla digitalizzazione dei processi di prenotazione, check-in, check-out, fatturazione, e inventario.
- Migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le sezioni del Room Division, grazie alla condivisione in tempo reale dei dati e delle richieste degli ospiti.
- Aumentare la fidelizzazione e la personalizzazione del servizio, grazie alla raccolta e all’analisi dei dati degli ospiti.
Queste, infatti, permettono di offrire offerte su misura e servizi aggiuntivi. - Ottimizzare l’occupazione e il revenue delle camere, grazie alla possibilità di monitorare le tariffe e la domanda del mercato, e di applicare strategie di revenue management.
- Risparmiare sui costi operativi ed energetici, grazie alla possibilità di controllare a distanza le attrezzature e le infrastrutture delle camere.
Questo permette di regolare i consumi in base all’effettiva presenza degli ospiti.
Soluzioni integrate per gestire tutti i reparti dell’albergo
Come abbiamo potuto vedere il reparto Room Division è fondamentale per il funzionamento e il successo di un hotel.
Per poter coordinare al meglio tutte le criticità e affrontare le sfide quotidiane nella gestione di questo reparto il responsabile ha bisogno della migliore tecnologia che gli consenta di facilitare il suo lavoro.
Per questo motivo il software gestionale protel PMS è la soluzione ottimale che offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, qualità, soddisfazione degli ospiti, e redditività.
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