Il PMS, acronimo di Property Management System, è il software alberghiero che gestisce tutte le attività di un hotel.
Questo programma applicativo viene utilizzato dal personale alberghiero quotidianamente per gestire tutte le attività di front office e di back office.
All’interno del PMS alberghiero vengono attinte tutte le informazioni operative dell’hotel come ad esempio: lista degli arrivi, ospiti in house, conti e partenze.
Non solo, grazie ai report, i manager possono consultare i dati delle performance per prendere le decisioni strategiche per incrementare il Revenue Management.
Vediamo di seguito come funziona un PMS alberghiero e quali sono i suoi vantaggi.
Quali sono i vantaggi di un PMS alberghiero?
Il PMS consente la gestione della struttura ricettiva favorendo il lavoro quotidiano dei dipendenti come ad esempio:
- la pianificazione delle camere e delle prenotazioni;
- le attività di check-in e check-out;
- la fatturazione;
- il monitoraggio dei costi e degli addebiti;
- l’analisi del revenue;
- la determinazione delle tariffe;
- le attività di housekeeping;
- la gestione del reparto MICE;
- la generazione di report;
- la comunicazione tra i reparti e il personale.
Inoltre, il PMS alberghiero , può integrarsi ad altri software applicativi specifici utilizzati all’interno dell’hotel per creare una rete informatica interconnessa e automatizzata.
PMS alberghiero: versione On-premise oppure cloud?
Esistono due versioni del PMS alberghiero che possono essere presenti all’interno di un hotel, che variano in base alla tecnologia adottata, vediamo quali sono.
PMS On-premise
La versione On-premise del PMS prevede l’installazione in un server locale all’interno della struttura ricettiva.
L’hotel ha sempre a disposizione i propri dati anche senza l’accesso a una connessione Internet.
Questo permette l’utilizzo del PMS anche nelle strutture che presentano delle limitazioni nella connettività.
Il PMS alberghiero On-Premise, inoltre, vanta una storicità decennale di sviluppi che li hanno portati a soddisfare le molteplici esigenze degli albergatori.
Molte funzioni, infatti, risultano già integrate all’interno del PMS grazie anche agli sviluppi di verticalizzazioni fatte ad hoc per alcuni hotel e poi distribuite a tutti gli altri.
Questo ha portato la soluzione On-Premise ad essere scelta spesso da:
- grandi catene alberghiere;
- strutture ricettive individuali complesse;
- hotel che offrono un’ampia gamma di servizi diversificati.
Il PMS consente una comunicazione attiva e costante tra i dipendenti che possono organizzare in maniera veloce ed efficiente tutte le attività previste durante la giornata lavorativa.
Infine, la qualità del servizio e del lavoro svolto viene migliorata garantendo agli ospiti esperienze di soggiorno indimenticabili.
PMS in cloud
Il PMS alberghiero in cloud non richiede installazioni aggiuntive di infrastrutture all’interno dell’hotel poiché la piattaforma è raggiungibile dal browser tramite una connessione Internet.
Questo permette al management di ridurre sensibilmente i costi correlati ad attrezzature e spazi fisici specifici.
Grazie all’hotel cloud l’albergatore, inoltre, è libero di accedere ai propri dati da qualsiasi dispositivo, desktop o mobile, senza bisogno di essere in ufficio.
La versione in Cloud è consigliata per le strutture ricettive più semplici che ricercano una grande flessibilità con funzionalità semplici e intuitive.
Conclusione
Il PMS alberghiero è uno strumento imprescindibile per gestire in maniera semplice e automatica tutta l’operatività quotidiana di un hotel.
In base alla tipologia e alla complessità della struttura possono essere installate diverse versioni gestionali.
Inoltre, un PMS in modalità Multiproperty permette di gestire gruppi e catene alberghiere di qualsiasi dimensione con un unico database centralizzato.
In questo modo si eliminano i silos informativi e si accede ai dati in tempo reale da ogni hotel affiliato.
