Il PMS, acronimo di Property Management System, è il software alberghiero che gestisce tutte le attività di un hotel.
All’interno di un PMS alberghiero vengono raccolte e centralizzate tutte le informazioni operative essenziali della struttura, come la lista degli arrivi, gli ospiti in-house, i conti, le partenze e molto altro. Questo permette a tutto il personale, dalla reception al housekeeping, di coordinarsi efficacemente e mantenere sotto controllo ogni aspetto del soggiorno degli ospiti.
Ma il PMS non si limita solo alla gestione interna: oggi è un sistema altamente integrato con altri software chiave per il settore alberghiero, come i motori di prenotazione online (Booking Engine), i Channel Manager, i sistemi di pagamento, e i software CRM (Customer Relationship Management). Questa integrazione consente di automatizzare numerosi processi, ridurre gli errori umani e migliorare l’esperienza del cliente. In questo modo non si verificano “interruzioni” o discontinuità tra ciò che succede online e ciò che avviene di persona, mantenendo tutti i dati e le informazioni sincronizzate per migliorare l’esperienza dell’ospite e la gestione interna.
Vediamo di seguito come funziona un PMS alberghiero e quali sono i suoi vantaggi.
Quali sono i vantaggi di un PMS alberghiero?
Il PMS consente la gestione della struttura ricettiva favorendo il lavoro quotidiano dei dipendenti come ad esempio:
- la pianificazione delle camere e delle prenotazioni;
- le attività di check-in e check-out;
- la fatturazione;
- il monitoraggio dei costi e degli addebiti;
- l’analisi del revenue;
- la determinazione delle tariffe;
- le attività di housekeeping;
- la gestione del reparto MICE;
- la generazione di report;
- la comunicazione tra i reparti e il personale.
Inoltre, il PMS alberghiero , può integrarsi ad altri software applicativi specifici utilizzati all’interno dell’hotel per creare una rete informatica interconnessa e automatizzata.
PMS alberghiero: versione On-premise oppure cloud?
Esistono due versioni del PMS alberghiero che possono essere presenti all’interno di un hotel, che variano in base alla tecnologia adottata, vediamo quali sono.
PMS On-premise
La versione On-premise del PMS prevede l’installazione in un server locale all’interno della struttura ricettiva.
L’hotel ha sempre a disposizione i propri dati anche senza l’accesso a una connessione Internet.
Questo permette l’utilizzo del PMS anche nelle strutture che presentano delle limitazioni nella connettività.
Il PMS alberghiero On-Premise, inoltre, vanta una storicità decennale di sviluppi che li hanno portati a soddisfare le molteplici esigenze degli albergatori.
Molte funzioni, infatti, risultano già integrate all’interno del PMS grazie anche agli sviluppi di verticalizzazioni fatte ad hoc per alcuni hotel e poi distribuite a tutti gli altri.
Questo ha portato la soluzione On-Premise ad essere scelta spesso da:
- grandi catene alberghiere;
- strutture ricettive individuali complesse;
- hotel che offrono un’ampia gamma di servizi diversificati.
Il PMS consente una comunicazione attiva e costante tra i dipendenti che possono organizzare in maniera veloce ed efficiente tutte le attività previste durante la giornata lavorativa.
Infine, la qualità del servizio e del lavoro svolto viene migliorata garantendo agli ospiti esperienze di soggiorno indimenticabili.
PMS in cloud
Il PMS alberghiero in cloud elimina la necessità di installare infrastrutture hardware all’interno della struttura, poiché la piattaforma è accessibile direttamente via browser con una semplice connessione Internet. Questo non solo riduce drasticamente i costi associati all’acquisto e alla manutenzione di server fisici, ma libera anche risorse fisiche e tecnologiche, offrendo una soluzione più sostenibile ed ecologica.
L’adozione di un PMS in cloud consente inoltre una maggiore agilità operativa: il personale e il management possono accedere al sistema e ai dati in tempo reale da qualsiasi dispositivo, che si tratti di un desktop, tablet o smartphone, ovunque si trovino. Questa flessibilità è particolarmente utile per migliorare il coordinamento tra i reparti e garantire una risposta tempestiva alle esigenze degli ospiti.
Questa soluzione è ideale non solo per le strutture ricettive di piccole e medie dimensioni che necessitano di semplicità e flessibilità, ma anche per hotel più complessi che cercano di ridurre la complessità operativa attraverso l’automazione e l’integrazione di sistemi, migliorando così l’esperienza dell’ospite e la gestione delle risorse.
Conclusione
Il PMS alberghiero è uno strumento imprescindibile per gestire in maniera semplice e automatica tutta l’operatività quotidiana di un hotel.
In base alla tipologia e alla complessità della struttura possono essere installate diverse versioni gestionali.
Inoltre, un PMS in modalità Multiproperty permette di gestire gruppi e catene alberghiere di qualsiasi dimensione con un unico database centralizzato.
In questo modo si eliminano i silos informativi e si accede ai dati in tempo reale da ogni hotel affiliato.
Aggiornato il: 26 settembre 2024
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