La gestión de turnos del personal en un hotel es un factor que no debe subestimarse, especialmente en momentos en que la afluencia de huéspedes en el alojamiento es variable.
Una organización poco eficiente, de hecho, independientemente de la clasificación del hotel, podría:
- Poner al personal en dificultades al comprometer el entorno laboral con cargas de trabajo desequilibradas.
- Hacer que se pierdan datos relacionados con horarios y la asistencia del personal en el hotel.
- Generar problemas de servicio debido a la falta de personal en momentos particularmente intensos, afectando negativamente la experiencia del cliente.
En la era de la transformación digital, usar papel y lápiz para registrar manualmente la gestión de turnos de trabajo por los empleados, como aún se hace en muchos hoteles, es impensable.
Hoy en día, los hoteles tienen a su disposición múltiples programas para hacer cuadrantes de trabajo de manera eficiente, simple y rápida los turnos de su personal hotelero, veamos cómo.
¿Por qué es importante organizar los turnos del personal en los hoteles?
Antes de analizar cuál es la mejor solución para gestionar los turnos del personal en un hotel, demos un paso atrás.
Hemos mencionado lo importante que es la optimización de la gestión de recursos humanos, ya que puede afectar no solo a los procesos internos del hotel, sino también a la experiencia de estadía del huésped.
Es necesario, por lo tanto, comenzar estructurando un proceso basado en un sistema transparente que permita:
- Equilibrar el número de personal en función de la cobertura de actividades a realizar en el hotel para evitar excesos o faltas de personal;
- Gestionar equitativamente las cargas de trabajo asignando recursos con las habilidades más adecuadas para las tareas que deben realizarse en el hotel. Una gestión efectiva de turnos y descansos mejora el bienestar del personal y aumenta su rendimiento y productividad.
- Crear un flujo de comunicación de turnos entre gerentes y empleados que sea compartido, oportuno y claro para todos los miembros del hotel.
Adoptar soluciones digitales para la gestión de turnos del personal en un hotel, teniendo en cuenta los puntos mencionados anteriormente, permite obtener:
- Mayor velocidad en la gestión de los recursos humanos.
- Visualización en tiempo real de la asistencia, disponibilidad y ausencias del personal.
- Filtros para buscar y visualizar rápidamente toda la información necesaria.
- Reducción de disputas internas gracias a la transparencia y compartición de datos.
- Beneficios en el entorno de trabajo.
La gestión de turnos de trabajo con Microsoft Teams
Algunos hoteles ya utilizan hojas de cálculo compartidas con el personal para registrar los turnos y gestionar los horarios de trabajo.
La mejor alternativa es gestion de turnos directamente con Microsoft Teams, la aplicación de colaboración para fomentar y promover el trabajo del personal desde cualquier lugar, incluso a distancia.
Gracias al módulo Turnos, Teams pone a disposición de los gerentes un software real de gestión de turnos que permite planificar todas las actividades del personal hotelero.
Turnos permite crear y gestionar la planificación desde cero o, gracias a la integración con Excel, importar una hoja de cálculo existente para modificarla directamente en Teams.
En cuanto al personal, Teams Turnos permite a los empleados solicitar permisos, intercambios de turno o proponerse para un turno de trabajo ofreciendo su disponibilidad directamente en su dispositivo móvil.
Además, Turnos registra automáticamente la asistencia, lo que permite a la dirección verificar que se cumplan los turnos mediante hojas de seguimiento digital y rastreo de ubicación.
Soluciones para mejorar la gestión del personal en un hotel
Hemos visto cómo con Teams es posible mejorar la gestión de los turnos del personal en un hotel.
Existen otras soluciones de software basadas en las plataformas de Microsoft y verticalizadas para el mundo de la hospitalidad, que mejoran la gestión de otros departamentos hoteleros, como:
- Hotel Selfie e iSelz Selfie: plataformas de Business Intelligence basadas en Microsoft Power BI para agrupar y centralizar los datos de hoteles y departamentos de Alimentos y Bebidas en paneles fáciles e intuitivos de usar.
- Hotel Back Office: el software de control de gestión basado en el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central que gestiona la contabilidad de hoteles y cadenas hoteleras en su totalidad.
Para obtener más información sobre todas las soluciones integradas dedicadas al mundo de la hospitalidad, completa el formulario en esta página.
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