Durante la fase di check-in in hotel lo staff alla reception chiede i documenti d’identità dell’ospite per registrare il soggiorno presso la struttura ricettiva.
Questa procedura può essere ottimizzata tramite check-in online: il cliente compila i suoi dati personali in un form sul web e, una volta inviati, questi vengono aggiornati e conservati in maniera automatica all’interno del PMS.
Il receptionist con il check-online velocizza la procedura di accettazione verificando l’identità del cliente tramite il controllo dei suoi documenti.
Secondo la legge italiana, infatti, gli hotel devono richiedere un documento di identità valido per registrare i dati anagrafici degli ospiti, da inviare successivamente alla questura.
Per accelerare ulteriormente la fase di check-in lo staff può utilizzare strumenti tecnologici innovativi che scannerizzano i documenti presentati dall’ospite e li registrano all’interno del PMS in maniera automatica.
Scannerizzare i documenti d’identità con gli OCR id scanner
La tecnologia OCR, acronimo in inglese di Optical Character Recognition, è un sistema di riconoscimento automatico computerizzato in grado di riconoscere caratteri e simboli.
Abbinato a uno scanner o a una fotocamera, l’OCR permette di trasferire lettere, numeri e simboli presenti in un’immagine o in un documento e di convertire questi in caratteri digitali testuali.
Questa tecnologia, inizialmente utilizzata per archiviare digitalmente testi, lettere e documenti cartacei antichi, oggi viene utilizzata anche dagli alberghi per scansionare i documenti d’identità in fase di check-in.
Integrare il PMS con l’id scanner
L’integrazione fra uno scanner OCR id e una piattaforma PMS consente di rendere più rapida e veloce l’accettazione in hotel.
Lo staff non deve fare altro che inquadrare con una fotocamera il documento dell’ospite: la tecnologia OCR trasferisce e trascrive automaticamente i dati e manda tutto alla piattaforma PMS che provvede ad aggiornare i dati anagrafici del cliente.
Questo permette di aumentare la qualità del servizio di accoglienza, il personale dell’hotel infatti:
- non trascrive più manualmente i dati nel PMS;
- svolge il check-in più velocemente evitando code e lunghe attese;
- ha più tempo da dedicare agli ospiti dell’hotel.
Inoltre, la tecnologia OCR consente di ridurre gli ingombri di componenti hardware come fotocopiatrici con scanner che limitano gli spazi del front-desk.
Scansionare i documenti al di fuori della reception
Con i sistemi di ultima generazione e i PMS in cloud è possibile scannerizzare i documenti e trasferire i dati nel sistema gestionale anche al di fuori della reception.
Alcune strutture ricettive preferiscono procedere con la registrazione dell’ospite all’interno di sale dedicate o direttamente in camera per evitare che si creino lunghe code o attese.
Un esempio è il servizio di escorting, una pratica molto diffusa negli hotel di lusso che consiste di accompagnare l’ospite nel suo alloggio per spiegargli i servizi a sua disposizione e guidarlo nella fase di check-in.
Grazie all’id scanner è possibile quindi richiedere i documenti d’identità all’ospite in camera, effettuare la registrazione in maniera rapida inquadrando i documenti con una fotocamera di uno smartphone o un tablet e lasciare che il cliente si goda il soggiorno senza pensieri.
Soluzioni per la scansione dei documenti d’identità in hotel
La nuova funzione id scanner di protel PMS permette allo staff dell’hotel di compilare automaticamente i dati degli ospiti dalla foto del documento d’identità.
Grazie alla tecnologia OCR, le informazioni presenti sui documenti degli ospiti vengono trasferite all’interno dell’anagrafica del PMS in maniera istantanea.
Questo permette di ottimizzare e velocizzare le procedure di check-in e migliorare il servizio di accoglienza dell’hotel con un servizio digitale innovativo.
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