Quando si parla di trattamento dati personali in hotel, non si tratta solo di firme e informative: la gestione corretta delle informazioni degli ospiti è una vera responsabilità. In un contesto sempre più digitalizzato, proteggere i dati non è solo un obbligo normativo, ma anche una questione di fiducia e reputazione.
Cosa significa trattamento dei dati in ambito alberghiero?
In hotel, ogni prenotazione genera un flusso di dati personali: nome, indirizzo email, documento d’identità, preferenze, carta di credito, eventuali allergie o esigenze particolari. Tutte queste informazioni rientrano nella definizione di dati personali secondo il GDPR e richiedono un trattamento trasparente e sicuro.
Il trattamento dei dati personali comprende:
- raccolta e archiviazione
- consultazione e utilizzo (es. per inviare conferme o suggerimenti personalizzati)
- eventuale divulgazione dei dati personali da parte dell’hotel a terzi (es. partner, fornitori di servizi, OTA)
- conservazione e cancellazione.
Obblighi e finalità del trattamento dati personali in hotel: chiarezza prima di tutto
Ogni trattamento deve essere giustificato da una finalità legittima, specifica e comunicata chiaramente all’ospite. Ecco alcuni esempi comuni di finalità del trattamento dei dati personali per hotel:
- Gestione della prenotazione e del soggiorno
- Adempimento degli obblighi fiscali e legali
- Invio di comunicazioni post-soggiorno, solo previo consenso
- Analisi statistiche per migliorare l’esperienza dell’ospite (in forma anonima o aggregata)
Per ogni finalità è fondamentale avere una base giuridica: consenso esplicito, obbligo legale, esecuzione di un contratto o legittimo interesse.
Cosa fare: l’elenco dei trattamenti, gli adempimenti e il ruolo del personale
Per essere compliant, ogni struttura dovrebbe avere un elenco dei trattamenti di dati personali (registro GDPR) aggiornato, che includa:
- quali dati vengono trattati
- per quali scopi
- per quanto tempo vengono conservati
- chi può accedervi
Oltre alla gestione interna, ogni hotel è tenuto quotidianamente a inviare:
- un file delle presenze al Servizio Alloggiati della Polizia di Stato, entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti (se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, la comunicazione deve avvenire entro 6 ore)
- una comunicazione a fini statistici all’ISTAT
Questi adempimenti sono obbligatori per legge, ma possono essere gestiti in modo semplice e integrato tramite protel PMS, che consente l’invio diretto e automatizzato ai portali istituzionali, riducendo il rischio di errori e dimenticanze.
Formare il personale è essenziale: tutti, dalla reception al reparto marketing, devono sapere quando serve l’autorizzazione al trattamento dei dati personali in hotel e come comportarsi in caso di richiesta di accesso, modifica o cancellazione da parte di un cliente.
Cosa non fare (mai) nel trattamento dati personali in hotel
- Conservare dati non protetti: fogli Excel aperti sul desktop, documenti cartacei non archiviati correttamente, email con dati sensibili senza crittografia.
- Ignorare il consenso: inviare newsletter senza che l’ospite abbia dato un chiaro consenso al trattamento dei dati personali in hotel è una violazione.
- Trascurare la sicurezza informatica: una vulnerabilità nei sistemi può causare una divulgazione non autorizzata dei dati personali e danni reputazionali.
GDPR compliance: proteggere i dati è proteggere l’hotel
Essere conformi al GDPR non è un obbligo da subire, ma un vantaggio competitivo: un ospite che sa che i propri dati sono gestiti in modo corretto, torna con più fiducia.
Hai già verificato se il tuo gestionale, il CRM o il portale di prenotazione rispettano i requisiti di GDPR compliance? E i tuoi collaboratori sanno come gestire una richiesta di accesso o una violazione?
Per approfondire come garantire la sicurezza digitale della tua struttura, leggi anche il nostro articolo sulla sicurezza informatica in hotel.
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