La crescente digitalizzazione dei processi in hotel ha portato gli albergatori a adottare soluzioni software, come Sharepoint, in grado di migliorare ed efficientare la condivisione dei documenti.
Il desiderio di molti albergatori, soprattutto di quelli che gestiscono più strutture ricettive, è di spostare e centralizzare i dati su una piattaforma online accessibile dagli addetti ai lavori con pochi e semplici clic.
Sharepoint è la soluzione di Microsoft che consente di accedere da qualsiasi luogo e dispositivo per consultare i documenti, lavorare su di essi in modo efficace e in totale sicurezza.
Vediamo nel nostro approfondimento come funziona Microsoft Sharepoint e come utilizzarlo efficacemente nel proprio hotel.
Portare la trasformazione digitale in hotel con Sharepoint
Sharepoint permette di creare dei siti intranet per supportare il lavoro in team, trovare subito le informazioni e collaborare senza barriere.
All’interno della piattaforma, grazie all’integrazione con le altre Business Application dell’ecosistema Microsoft come Teams, Word, Excel, Powerpoint ed Access è possibile caricare qualsiasi tipologia di documento in modo da potervi accedere da qualsiasi posizione.
Questo permette di creare una raccolta di documenti alla quale più utenti possono lavorare anche contemporaneamente modificandoli in tempo reale.
La condivisione delle informazioni e dei documenti in tempo reale consente di migliorare l’operatività quotidiana all’interno delle strutture ricettive.
Basti pensare che una migliore comunicazione tra i reparti porta non solo un miglioramento dell’ambiente lavorativo ma anche un incremento del livello di servizio percepito dal cliente.
Utilizzare Sharepoint in hotel per le conferme di prenotazione
L’ampia gamma di funzionalità di Sharepoint, come abbiamo detto, facilita i processi, la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’hotel.
Uno dei temi più discussi dagli albergatori è la conservazione delle conferme di prenotazione.
Solitamente, all’interno delle strutture ricettive, si crea una cartella condivisa in rete dove l’ufficio booking mette, ordinate per mese, tutte le comunicazioni legate alle prenotazioni.
Questi documenti spesso non sono facilmente recuperabili all’interno di un server e si rischia di perdere tempo.
Microsoft Sharepoint consente di organizzare tutti i documenti legati alle prenotazioni facilitandone la ricerca e velocizzandone il recupero.
Un ulteriore vantaggio di portare i documenti in cloud è quello di favorire il lavoro anche da remoto da qualsiasi dispositivo fisso o mobile.
Infine, grazie all’integrazione nativa con Teams è possibile semplificare le comunicazioni interne legate alla conservazione delle conferme di prenotazione, permettendo allo staff di lavorare in maniera coordinata e precisa.
Non solo conservazione dei documenti dell’hotel
Grazie a Microsoft Sharepoint, è possibile non solo caricare e condividere dei documenti con i colleghi, ma, come accennavamo all’inizio, è possibile creare dei siti intranet aziendali.
In un hotel, la creazione di questi spazi online, migliora la comunicazione tra reparti e coinvolge in maniera attiva tutto lo staff.
Perché utilizzare un foglio di calcolo o dei post-it facilmente smarribili per relazionarsi con i propri colleghi?
Con Sharepoint è possibile creare dei modelli di sito e degli elenchi specifici come quelli riportati nelle immagini qui in basso.
Inoltre, i siti con Sharepoint permettono di creare delle logiche e dei flussi automatizzati per migliorare e semplificare lunghi processi.
Accedere alle informazioni in maniera centralizzata e sicura
Oltre alla capacità di sviluppare e distribuire flussi di lavoro complessi, un altro dei vantaggi di SharePoint è la garanzia della sicurezza dei dati conservati tramite:
- crittografia end-to-end;
- controlli dei dati affidabili e altamente regolabili;
- prevenzione integrata della perdita dei dati.
Questo elemento è molto importante per la cybersicurezza dell’hotel poiché vengono trattati ogni giorno dati personali sensibili dei clienti.
È possibile all’interno di SharePoint imporre dei criteri di controllo da un’unica dashboard in modo da proteggere le informazioni più delicate.
Gli amministratori della piattaforma possono, infatti, controllare e regolare la governance impedendo ai dipendenti di rivelare erroneamente o intenzionalmente i dati.
Sharepoint e le altre soluzioni Microsoft per l’hotel
Con le soluzioni Microsoft è possibile migliorare l’operatività quotidiana e il servizio percepito dai clienti in hotel.
Esistono anche altri software, basati sull’architettura Microsoft, che migliorano e gestiscono a 360° i diversi reparti dell’hotel come ad esempio:
- Hotel Back Office: il software basato sull’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central che gestisce a 360° tutta la contabilità dell’hotel, dalle attività di amministrazione al magazzino al controllo di gestione con lo standard internazionale USALI;
- Hotel Selfie ed iSelz Selfie: le piattaforme di analisi che sfruttano le potenzialità analitiche della Business Intelligence di Microsoft per trasformare i dati dell’hotel e del reparto F&B in informazioni utili;
- Serinf 365: è la soluzione di Serenissima Informatica in cloud che integra Microsoft 365 e i più moderni software antivirus, antispam e di backup dati.
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