La differenza tra caparra e acconto causa spesso dubbi e perplessità agli addetti ai lavori in hotel, soprattutto se questi hanno meno esperienza sul campo.
Partiamo dal principio: sappiamo che, la prenotazione di un soggiorno da parte di un può avvenire attraverso diversi canali quali: booking engine del sito, mail, telefono, OTA e molto altro ancora.
Talvolta, la struttura ricettiva può richiedere al cliente una somma di denaro a garanzia della prenotazione effettuata con diverse politiche di restituzione in caso di cancellazione.
Ed è proprio qui che nasce la differenza tra caparra e acconto: scopriamo perché.
Caparra e acconto: cosa sono e quali sono le differenze
Il Codice civile italiano definisce:
- Acconto: come l’anticipo dovuto che il cliente versa per pernottare in una struttura alberghiera. Nel caso di disdetta della prenotazione l’ospite ha diritto alla restituzione dell’intero importo versato.
- Caparra: come la somma che costituisce la garanzia di un contratto. In questo caso la cancellazione non permette al cliente di ricevere la restituzione dell’anticipo.
Questo significa che l’acconto tutela il cliente, mentre la caparra tutela la struttura.
Un’altra differenza riguarda l’emissione del documento fiscale:
- in caso di acconto: deve essere emessa immediatamente una ricevuta, fattura o scontrino al momento dell’incasso, poiché quell’importo è rilevante ai fini delle imposte. Se la prenotazione viene cancellata l’albergatore dovrà emettere un documento di storno e restituire l’importo versato.
- in caso di caparra: non vi è l’obbligo d’emissione del documento fiscale. L’albergatore al momento dell’incasso può emettere una semplice ricevuta che attesti il versamento da parte del cliente, se l’importo versato supera 77,47 € occorre applicare sulla ricevuta una marca da bollo da 2 €. La caparra non genera né ricavi né perdite e non influenza le imposte in quanto si tratta di un deposito temporaneo.
Quest’ultima, inoltre, può avere una doppia natura definendo due tipologie distinte di caparra:
- confirmatoria;
- penitenziale.
Vediamo nel dettaglio di che cosa si tratta
Come distinguere una caparra confirmatoria da una penitenziale
La caparra confirmatoria è una somma versata a fini di garanzia che il cliente versa all’albergatore per prenotare un soggiorno in struttura.
La caratteristica principale di questa tipologia di caparra è che, in caso di cancellazione o di no show da parte del cliente, l’albergatore può richiedere all’ospite l’intero versamento di tutto il soggiorno dovuto.
Questo implica che, oltre a perdere la caparra versata, il cliente sarà tenuto a versare anche la somma rimanente poiché deve risarcire l’albergatore del mancato guadagno.
Nel caso contrario, ovvero nel caso in cui l’albergatore fosse inadempiente a fornire il soggiorno stipulato dal contratto, il cliente può richiedere il doppio di quanto versato in caparra.
Questa richiesta può tuttavia essere risolta nel caso in cui il cliente accetti la ricollocazione presso una struttura di pari livello o superiore a quella pattuita.
Nel caso di spostamento, tutte le spese per il trasferimento e le differenze di prezzo sono a carico dell’albergatore.
Nel caso in cui la caparra sia penitenziale, la somma versata dal cliente come garanzia di prenotazione viene trattenuta dall’albergatore nel caso in cui ci sia una disdetta da parte del cliente.
L’albergatore non potrà, come nel caso della confirmatoria, richiedere la somma rimanente del soggiorno.
Soluzioni digitali per gestire caparra e acconto in hotel
Dotarsi di una soluzione gestionale in grado di gestire con semplicità le prenotazioni in hotel e versamenti anticipati come caparra ed acconto, è il primo passo verso l’ottimizzazione dei processi alberghieri.
Attraverso un PMS è possibile gestire in maniera automatizzata tutti i processi legati a caparre ed acconti creando un modulo di fattura che l’hotel può stampare/esportare in pdf come quello presente qui sotto:
Se vuoi saperne di più su come gestire più facilmente caparre e acconti nella tua struttura alberghiera compila il form in questa pagina.
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