Una delle app di Microsoft che sta prendendo sempre più piede nella gestione dei progetti aziendali è Teams.
L’app omnicomprensiva completa la gestione di diversi processi aziendali diventando di fatto il fulcro della giornata lavorativa.
Grazie a Microsoft Teams, gli utenti possono archiviare file, collaborare ai documenti, visualizzare, salvare file e comunicare con i membri del team.
In questo modo è possibile incanalare in un’unica piattaforma tutti gli aspetti della gestione dei progetti: dalla comunicazione, collaborazione e gestione delle attività ai report sullo stato.
Le integrazioni di Microsoft Teams per la gestione dei progetti
Grazie alle numerose integrazioni con qualsiasi applicazione interna ed all’ecosistema Microsoft utilizzata dal team di lavoro è possibile gestire tutte le attività senza uscire dall’app.
Gli utenti, infatti, non devono lasciare l’interfaccia di Teams per accedere a tutto ciò che è necessario per il progetto.
Dalle pianificazioni agli elenchi di task da svolgere, alle note o alle conversazioni del progetto: con Microsoft Teams è possibile eliminare le richieste di dove si possono documenti, note o attività.
L’obiettivo che si pone Microsoft è quello di creare un ecosistema dove le singole business application siano integrate fra loro in modo che gli utenti possano condividere dati e informazioni indipendentemente dal fatto che possiedano o meno una licenza.
Un esempio di integrazione, quello fra Teams e l’ERP Business Central lo abbiamo visto, infatti, in un nostro precedente approfondimento.
Come funziona la gestione dei progetti in Microsoft Teams
Quante volte nei progetti le persone si chiedono dove sia la documentazione, quali compiti sono loro assegnati o quando questi devono essere eseguiti?
Grazie a Teams è possibile creare un unico hub centralizzato per la gestione di un progetto a cui tutti i membri coinvolti possano accedere in modo facile e intuitivo.
Vediamo insieme quali sono gli step per impostare un progetto all’interno dell’app di collaborazione di Microsoft:
- Si imposta un team di lavoro per i progetti;
- Si impostano all’interno dei canali specifici per ogni progetto, oltre a generale, quest’ultimo erediterà le impostazioni di privacy dal team;
- In alto da standard sono disponibili le schede, che permettono di personalizzare il modo in cui il canale verrà utilizzato per la gestione del progetto specifico, vediamole nel dettaglio.
Scheda Post
È dove avvengono tutte le comunicazioni senza bisogno di passare per e-mail, chiamate telefoniche o SMS privati.
All’interno di questa scheda si fornisce la massima trasparenza e condivisione dei contenuti del progetto per una corretta comunicazione con tutti i membri coinvolti.
In questa scheda si possono creare conversazioni, annunci per far sapere a tutti cosa importanti per il progetto come scadenze o aggiornamenti di stato.
Un’altra funzionalità utile è la possibilità di rivolgere domande a qualche membro del team taggandolo all’interno del canale.
Scheda Files
In questa scheda, ogni volta che si posta un nuovo canale, si ottiene anche una repository di documenti in uno spazio associato su Sharepoint.
Grazie all’integrazione fra gli applicativi di Microsoft Teams e Sharepoint è possibile rimanere in Teams per visualizzare tutti i documenti dalle foto ai file Excel.
Inoltre, si può chattare dei documenti nella scheda Post, per chiedere dei feedback in merito ai documenti caricati su Sharepoint in modo che tutti i partecipanti vedano e partecipino alla discussione.
Di uno stesso documento ci possono essere co-autori che lavorano contemporaneamente allo stesso documento, anche tramite app desktop, senza problemi di versioning.
I membri del team, infine, non si devono porre il problema di utilizzare l’ultima versione condivisa poiché questa viene salvata in automatico all’interno di Sharepoint.
Scheda Notes
All’interno di Teams quando si aggiunge una qualsiasi scheda, questa eredita le autorizzazioni dal Team.
Questa la si può rinominare come “Note” e da qui si possono prendere le MoM, acronimo di Minutes of Meeting, ovvero i verbali di riunione.
In questo modo se un membro del team non può partecipare a una riunione non ha bisogno di chiedere un aggiornamento ma lo trova direttamente nella scheda “Note”.
Scheda per la gestione delle attività
Come abbiamo detto in precedenza Microsoft Teams è integrato con molti strumenti di gestione dei progetti sia di Microsoft come Planner che con tool esterni come Monday, Trello e molti altri ancora.
Creando delle schede per gestione delle attività si può sfruttare una bacheca di pianificazione integrata dove aggiungere le attività ed assegnarle alle persone.
In questo modo sarà poi possibile discutere assieme al team dei task direttamente su un’unica piattaforma.
In alto a sinistra, inoltre, è possibile accedere anche ai grafici per l’aggiornamento di status o al calendario, così tutti possono vedere cosa gli è stato assegnato e le date di scadenza.
I vantaggi nell’utilizzare Microsoft Teams per la gestione dei progetti, la parola dell’esperto
Abbiamo chiesto a Daniele Dalan, Direttore Servizi Tecnici di Serenissima Informatica, delle potenzialità di Microsoft Teams nella gestione dei progetti:
“Senza alcun dubbio, gli sviluppi che hanno coinvolto l’app Microsoft Teams in questo ultimo periodo sono veramente notevoli soprattutto nella gestione dei progetti.”
“Microsoft Teams diventa un unico canale centralizzato con schede che fungono da contenitore per una serie di informazioni diverse, provenienti da tutta una serie di strumenti dell’ecosistema Microsoft integrati, ma anche da strumenti esterni.”
“Immaginiamo un Project Manager che abbia la necessità di capire quali attività sono assegnate, dov’è la documentazione, dove sono i verbali delle riunioni.”
“Con Teams è possibile visualizzare tutto ciò che si desidera in tempi brevissimi, abbattendo le distanze e i muri comunicativi…il tutto in un’unica piattaforma condivisa, intuitiva e usufruibile da tutta l’azienda.”
“Uno dei punti di forza è l’accessibilità dei canali per la gestione dei progetti” conclude Daniele “Tutti i dati sono accessibili e trasparenti per i membri, dalla gestione delle autorizzazioni fino alle impostazioni di sicurezza, queste ultime ereditabili anche dal team.”
Per maggiori informazioni sulle integrazioni di Microsoft Teams con i software gestionali per la tua azienda compila il form presente in questa pagina.
"*" indica i campi obbligatori
