La trasmissione delle schedine alloggiati web al portale della Polizia di Stato è un adempimento quotidiano obbligatorio per ogni struttura ricettiva italiana. Ma le schedine sono solo l’ultima parte di un processo che inizia molto prima, al momento del check-in.
Tutto parte dalla registrazione dell’ospite
Per poter inviare correttamente le schedine, l’hotel deve registrare tutti gli ospiti effettivamente presenti nelle stanze. Questo può avvenire in due modalità:
- Web check-in con Guezzt: l’ospite riceve un link prima dell’arrivo e può compilare autonomamente i dati richiesti. Un vantaggio in termini di tempo, ma l’hotel è comunque tenuto a verificare e confermare la correttezza delle informazioni inserite.
- Check-in di persona: in reception, il personale raccoglie i dati di ogni ospite manualmente o grazie a scanner integrati al PMS e li inserisce nel gestionale.
In entrambi i casi, la registrazione completa è essenziale per poter poi generare correttamente le schedine da inviare tramite protel PMS.
Invio automatico delle schedine al portale Alloggiati Web, con protel
Tramite il modulo dedicato, protel consente l’invio diretto e automatizzato delle schedine al portale Alloggiati Web, entro i termini previsti dalla normativa:
- Entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti;
- Entro 6 ore, se il soggiorno è inferiore alle 24 ore.
Questo sistema aiuta l’hotel a ridurre il rischio di errori e dimenticanze, semplificando la procedura e garantendo il rispetto delle scadenze.
Per maggiori dettagli sui requisiti legali e sul trattamento dei dati personali, leggi anche l’approfondimento: Trattamento dei dati personali in hotel: cosa prevede la normativa
Formazione e responsabilità
Ogni membro dello staff, dalla reception al reparto marketing, deve essere formato sulla gestione dei dati. In particolare, è importante:
- Sapere quando serve l’autorizzazione al trattamento;
- Riconoscere e gestire correttamente le richieste di accesso, modifica o cancellazione dei dati da parte dei clienti.
Un errore nella compilazione o nell’invio delle schedine può avere conseguenze legali, ma con gli strumenti giusti e personale preparato, tutto il processo può essere gestito con facilità.
Gestione facile delle schedine alloggiati web: due strumenti a supporto
Per illustrare meglio il processo, ecco due immagini che mostrano le interfacce operative:
- Web Check-in di Guezzt
- Maschera per l’operatore del check-in in protel PMS
Questi strumenti aiutano il personale a gestire i dati degli ospiti in modo conforme e a completare le schedine in modo rapido e preciso, garantendo al contempo un’esperienza d’accoglienza moderna e professionale.
Per saperne di più, compila il form presente in questa pagina.
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