Il front office è il reparto dell’hotel che si occupa dell’accoglienza e dell’assistenza dei clienti.
Si tratta di uno dei reparti più importanti con una funzione strategica ben precisa, in quanto rappresenta il primo contatto tra i clienti e la struttura.
Grazie al front office è possibile influenzare fin da subito la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente.
Effettuare il check-in velocemente e senza errori, saper rispondere al cliente rapidamente, risolvere subito eventuali problemi sono tutti fattori che contribuiscono a rendere l’esperienza dell’ospite più piacevole e positiva.
Per ottenere i migliori risultati, gli addetti ai lavori hanno bisogno di strumenti che gli permettano di svolgere al meglio le attività operative quotidiane.
Per questo motivo gli hotel stanno scegliendo di adottare soluzioni complete ed integrate in grado di gestire da un’unica piattaforma le molteplici attività del reparto Front Office.
Front Office in hotel: quali sono le principali mansioni da svolgere
Facciamo un passo indietro e vediamo quali sono le principali mansioni che gli addetti al Front Office devono gestire quotidianamente.
Come abbiamo accennato nel paragrafo precedente, le funzioni principali del front office includono:
- la prenotazione delle camere e dei servizi aggiuntivi;
- il check-in e il check-out dei clienti;
- la gestione delle richieste, delle lamentele e delle emergenze;
- la fatturazione e l’incasso dei pagamenti;
- la comunicazione con gli altri reparti dell’hotel.
Esistono diversi obiettivi che un reparto di Front Office dell’hotel deve raggiungere per fornire un servizio eccellente e di qualità.
Il primo, sicuramente, è quello di velocizzare e facilitare i processi di lavoro.
In questo modo l’addetto al Front Desk potrà concentrarsi maggiormente nella cura dei bisogni e delle esigenze del cliente piuttosto che perdere tempo in operazioni ripetitive a scarso valore aggiunto.
Un altro obiettivo importante è ridurre quanto più possibile i margini di errore, soprattutto se parliamo di hotel che hanno a che fare con una clientela più esigente.
Pensiamo ad esempio a un hotel di lusso: come reagirebbe un cliente con un servizio di Front Office che non è all’altezza della situazione?
I vantaggi di un software gestionale per l’hotel
Per svolgere al meglio tutte le attività di competenza, il reparto di Front Office deve essere dotato di strumenti adeguati.
Tra questi, i software gestionali per hotel sono fondamentali, in quanto permettono di:
- automatizzare le operazioni di prenotazione, assegnazione delle camere, registrazione dei clienti ed emissione delle fatture;
- integrare il front office con i canali di vendita online, come i siti web, i motori di ricerca e i portali di prenotazione;
- monitorare in tempo reale la disponibilità delle camere, le tariffe, le offerte e le recensioni dei clienti;
- analizzare i dati relativi al fatturato, all’occupazione, al revenue management e alla customer satisfaction;
- gestire le comunicazioni interne ed esterne con gli altri reparti dell’hotel, i fornitori e i partner.
La soluzione gestionale perfetta per il Front Office Management: protel PMS
Grazie a protel PMS è possibile ottimizzare il lavoro del front office e garantire una gestione efficace ed efficiente della struttura ricettiva.
protel PMS è la soluzione perfetta per hotel Upscale, Upper Upscale e Luxury, catene alberghiere nazionali e internazionali consente infatti di:
- migliorare la produttività e la qualità del servizio;
- aumentare le prenotazioni dirette e indirette;
- ridurre i costi operativi e amministrativi;
- incrementare il revenue e il profitto;
- fidelizzare i clienti e attrarne di nuovi.
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