Il back office di un hotel è fondamentale per il corretto funzionamento del business, in quanto aiuta a gestire al meglio l’attività riducendo i costi e migliorando la qualità del servizio.

Dalla gestione della struttura ricettiva all’amministrazione della contabilità, è indispensabile seguire alcune buone pratiche e dotarsi delle tecnologie giuste per il back office alberghiero.

In questo articolo cercheremo di rispondere ad alcune domande come:  

  • Cosa si fa nel back office di un hotel?
  • Quali sono le attività di back office?
  • Chi è il responsabile del back office?
  • Come posso migliorare la gestione del back office del mio hotel?

Inoltre, vedremo come funziona il back office e quali sono le differenze tra attività di front e back office.

Che cos’è il back office di un hotel

Il back office di una struttura alberghiera è la parte di gestione dell’albergo non visibile ai clienti, ovvero l’attività che non è a stretto contatto con gli ospiti.

Si tratta di processi essenziali per il funzionamento dell’hotel, tra cui:

  • contabilità dell’hotel;
  • gestione del personale;
  • attività economiche e finanziarie;
  • attività amministrative.

Uno degli aspetti più importanti per le strutture alberghiere è la contabilità, ovvero quelle attività analitiche e generali che prevedono la rendicontazione delle uscite e delle entrate dell’impresa.

Questi processi riguardano sia le operazioni tra l’albergo e l’esterno sia quelle interne all’hotel, dal pagamento dei fornitori all’incasso delle tariffe corrisposte dai clienti.

Chi si occupa delle attività di back office in un hotel?

Nei piccoli hotel l’addetto al back office è in genere uno dei gestori, mentre nelle grandi strutture ricettive è disponibile un intero reparto dedito solo a questo tipo di attività.

Oggi naturalmente è possibile gestire le mansioni del back office in modo più efficiente; infatti, grazie all’innovazione tecnologica questi processi si possono amministrare in maniera semplice, veloce e precisa con dei software gestionali.

Quali sono le differenze tra back office e front office?

La differenza principale tra attività di front office e back office sta nel contatto con il pubblico:

  • nel front office rientrano tutti i processi che coinvolgono i clienti, come le operazioni svolte presso la reception e le interazioni con il servizio clienti;
  • del back office invece fanno parte le attività non visibili dall’esterno, dalla contabilità alla gestione del personale.

Attività di back office: esempi concreti per gli hotel

Le attività di back office sono numerose e diverse tra loro, con una complessità e una struttura che dipendono dalle dimensioni della struttura ricettiva.

È evidente che il back office di un piccolo albergo a conduzione familiare con poche stanze sarà piuttosto limitato rispetto alle operazioni di back office di un hotel con centinaia di camere e decine di addetti da gestire.

Una delle attività principali di back office è la contabilità dell’hotel, ovvero la gestione delle operazioni contabili volte a monitorare le entrate e le uscite.

Una gestione contabile efficiente è essenziale in qualsiasi contesto turistico, in quanto consente di monitorare i flussi di cassa e mantenere il controllo sulla sostenibilità finanziaria del business.

La contabilità è necessaria anche per gestire altre attività legate a questi aspetti, come la fatturazione elettronica e gli obblighi di legge in merito alla rendicontazione e al pagamento dell’IVA.

Anche quando ci si avvale di un commercialista esterno bisogna rendicontare ogni operazione, evitando errori e dimenticanze che possono causare danni economici e sanzioni.

Le soluzioni di Serenissima Informatica per il back office in hotel

Per semplificare e migliorare la gestione contabile della struttura ricettiva Serenissima Informatica propone soluzioni di piattaforme per la contabilità personalizzabili e facili da usare, adatte ad ogni realtà alberghiera.

Con Hotel Back Office, l’applicazione in cloud per Microsoft Dynamics 365 Business Central, con la quale è possibile monitorare da remoto tutte le attività di back office, dal magazzino alla contabilità generale.

Hotel Back Office è la prima app per il back office alberghiero ad aver integrato lo Uniform System of Accounts reporting for the Lodging Industry – USALI, indispensabile per i financial controller e gli amministrativi.