La recuperación del sector hotelero está involucrando cada vez más al turismo nacional e internacional con tendencias positivas registradas también en el sector MICE.
El turismo congresual, según los datos de Spain Convention Bureau, ha registrado en España una notable recuperación en la segunda mitad de este año, superando niveles de afiliación previos a la pandemia.
Además, la investigación reveló datos positivos sobre la ocupación de los espacios de reuniones del 60% de los destinos: entre el 76% y el 100% en el cuarto trimestre de 2022. En 2023 la estimación se preve muy positiva, con una ocupación superior al 75% anual para la mitad de los espacios de reuniones.
Qué significa MICE
Muchos hoteles hacen del MICE su actividad principal gracias al crecimiento de los eventos.
El acrónimo de MICE, de hecho, representa los tipos de eventos que permiten al hotel aumentar los ingresos, a través de:
- Meetings: reuniones organizadas por las empresas para compartir información sobre problemas, soluciones o lanzamiento de nuevos productos en el mercado. Este tipo de eventos también incluyen: actividades de formación, team building, brainstorming o encuentros con socios y proveedores.
- Incentives: también llamados “viajes de premio”, son organizados por las empresas para recompensar a sus empleados. A diferencia de las reuniones, estos eventos son utilizados por las empresas para mejorar la formación de equipos y para reunir a los gerentes y empleados en un contexto diferente. El objetivo de los Incentivos es reducir el estrés de la carga laboral de los empleados en la empresa y dejar un buen recuerdo de la experiencia de estancia vivida.
- Conferences: se trata de encuentros con fines educativos, profesionales o comerciales. En este caso, los organizadores son grandes asociaciones o empresas que gestionan estos eventos periódicamente con el objetivo de formar a los participantes y hacerlos crecer profesionalmente.
- Exhibitions: son eventos relacionados con ferias o exposiciones que muestran al público una novedad, un producto o un servicio. En general, estos encuentros prevén una entrada para ir a ver los stands donde las empresas exponen las últimas novedades del mercado.
Normalmente, los protagonistas del turismo de congresos eligen un lugar determinado por motivos de trabajo o de negocios.
Los participantes en estos eventos, la mayoría de las veces, necesitan permanecer en un alojamiento por una o más noches.
Y es por esta razón que los alojamientos deben estar preparados y ser capaces de gestionar de la mejor manera posible grandes grupos de personas que se presentan a un determinado evento.
Cómo gestionar el MICE en el hotel
Como dijimos anteriormente, el turismo de congresos implica un gran número de personas que se alojan en un hotel en un período de tiempo determinado.
Los hoteleros deben pensar en cómo gestionar mejor el evento preguntándose:
– Participantes: ¿Cuántos habrá? ¿Necesitan alojarse en un hotel? Y si es así, ¿cuántas noches?
– Alquileres: ¿El evento requiere un lugar en particular? ¿Qué espacios se necesitan para organizar el evento? ¿Cuántos días?
– Catering: ¿Catering, banquetes, comidas completas, comida para picar, desayuno o café?
– Transporte: ¿De dónde vienen los invitados y oradores? ¿Con qué medios? ¿Hay planes para viajar durante el evento?
– Costos: ¿Hay un costo por participante o cotizaciones específicas para servicios individuales? ¿Se necesitan técnicos, organizadores, azafatas y azafatas? ¿Necesito recursos adicionales para ello?
Las respuestas a estas preguntas están dadas por un Property Management System capaz de gestionar con eficacia las reservas de los eventos MICE.
Gracias al software de gestión, es posible:
1) Acceder rapidamente a la disponibilidad de todos los espacios del hotel
2) Planear todos los tipos de eventos, desde los más simples hasta los más complejos
3) Gestionar automáticamente los elementos de cargo
4) Crear fácilmente contratos y órdenes de servicio personalizandolos con la identidad de marca del hotel
5) Obtener informes completos y controlar el progreso de los MICE para mantener siempre el control sobre todas las actividades
Las ventajas de los eventos MICE
La gestión eficaz del MICE aporta numerosas ventajas al hotel.
Uno de ellos es la posibilidad de repensar los espacios para transformarlos en áreas dedicadas a salas de conferencias o reuniones.
El hotel puede beneficiarse de la presencia de los huéspedes para implementar estrategias de venta cruzada y ofrecer servicios adicionales.
Además, gracias a los eventos MICE, el hotel puede aumentar sus ingresos y ampliar su mercado.
Abrirse a un nuevo segmento de mercado como el de MICE, de hecho, podría ayudar al hotel a aumentar los ingresos mediante la aplicación de técnicas de desestacionalización.
Soluciones para la gestión del turismo de eventos y salones en hoteles
Para gestionar el MICE de manera eficaz, el hotelero necesita herramientas innovadoras y potentes que le ayuden en la administracián diaria y en la gestión de grandes flujos de personas.
Por este motivo, el hotel debe dotarse de un PMS capaz de gestionar todo el Guest Journey del MICE gracias al módulo Conference & Banqueting.
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