El control de gestión hotelera es la actividad que tiene como objetivo agregar datos e información útiles del establecimiento de alojamiento para tomar decisiones a nivel estratégico.
Gracias al control de gestión, de hecho, los gestores de los hoteles pueden medir la desviación entre los objetivos previstos y los resultados obtenidos y, en consecuencia, aplicar las medidas correctivas oportunas.
Hasta hace unos años, los hoteles basaban sus estrategias únicamente en el examen de los ingresos y los gastos como indicadores.
Por lo tanto, los hoteleros no tenían en cuenta algunos aspectos financieros importantes que, en un mercado tan competitivo como el actual, en el que las grandes cadenas hoteleras están empezando a invertir en Italia, deben considerarse, como por ejemplo
- El análisis de los flujos de caja históricos y previstos
- La evaluación de las inversiones y los recursos necesarios para realizarlas
- La planificación económico-financiera
Para poder llevar a cabo un control de gestión en los hoteles a la altura de las nuevas normas impuestas por el mercado hotelero, los hoteleros deben dotarse de herramientas tecnológicas avanzadas.
Éstas, de hecho, integradas con el software de gestión del hotel, como el PMS, son capaces de recoger datos precisos y oportunos para proporcionar a la dirección toda la información que necesita para tomar las mejores decisiones estratégicas.
La importancia de la planificación estratégica
El control de gestión y la planificación estratégica son dos temas estrechamente relacionados.
Esto se debe a que la planificación estratégica no puede llevarse a cabo sin una verificación constante de la información diaria proporcionada por un control de gestión adecuado.
Esto adquiere aún más relevancia en la industria hotelera, ya que la mayoría de los hoteles entran en contacto con diferentes clientes que cambian casi a diario.
No sólo eso, los hoteleros deben responder con rapidez y precisión a la constante variabilidad de la demanda del mercado preguntándose
- ¿Qué nivel de servicios debo ofrecer a mis clientes?
- ¿A qué precio deben salir mis tarifas?
- ¿Qué promociones puedo ofrecer a mis huéspedes? ¿cómo puedo comunicarlas?
- ¿Cómo gestiono mis recursos humanos y financieros?
- ¿Cuáles son mis departamentos con mayor y menor rendimiento?
Para responder a estas preguntas, es necesario, por tanto, llevar a cabo una planificación estratégica partiendo de una base sólida de datos proporcionada por soluciones de gestión dedicadas a la contabilidad hotelera.
Antes de analizar qué herramientas pueden utilizar los hoteleros, veamos juntos algunas pautas para que el control de la gestión hotelera sea más eficaz.
Las pautas a seguir en el control de gestión hotelera
Una de las piedras angulares del control de gestión en los hoteles son los costes de personal.
Este centro de costes a veces es visto por la dirección sólo como una carga y por ello se decide externalizar la gestión a terceros para transformar los costes fijos en variables.
Esta práctica, sin embargo, corre el riesgo de ser contraproducente si el proveedor no resulta adecuado para lo que el hotel requiere o, también, que el cliente perciba la discrepancia entre el hotel y el departamento externalizado.
Como decíamos antes, por tanto, gracias a una cuidadosa planificación estratégica de costes mediante un software de contabilidad hotelera, es posible llevar a cabo todas las acciones correctivas necesarias para mejorar el rendimiento y los costes de los departamentos internos.
De este modo, es posible gestionar directamente todos los departamentos sin tener que confiar su coordinación a colaboradores externos.
Otros puntos sobre los que debe intervenir el control de gestión en los hoteles son los siguientes:
1) Conocer la composición cualitativa y cuantitativa de la facturación hotelera: ¿Quiénes son los clientes que se alojan en el establecimiento? ¿Cuándo llegan? ¿A qué precios estoy vendiendo mis habitaciones? ¿En qué punto está mi punto de equilibrio?
2) Conocer los costes directos de cada departamento para relacionarlos con los ingresos directos y comprender así la rentabilidad del departamento
3) Conocer el volumen de costes fijos, como la amortización, y variables, como el trabajo de temporada
4) Evaluar y determinar correctamente los presupuestos, tanto en contabilidad general como analítica, disponibles a corto, medio y largo plazo
5) Planificar y determinar los presupuestos previstos y las necesidades financieras prospectivas del negocio
6) Determinar los flujos de caja previstos y la sostenibilidad de la deuda
Control de gestión hotelera: ¿por qué no basta con una hoja de cálculo?
Uno de los errores comunes que cometen los hoteles es no conocer en detalle todos los costes incurridos en relación con los ingresos obtenidos.
Lo más difícil, cuando no se dispone de las herramientas adecuadas, pasa a ser no sólo recopilar la información correcta, sino disponer de todos los datos para llevar a cabo un análisis y una planificación estratégica lo más precisos posible.
Una hoja de cálculo para llevar a cabo el control de gestión en los hoteles hoy en día ya no es suficiente; los hoteleros deben adoptar necesariamente soluciones de gestión integradas capaces de proporcionar todos los datos necesarios para tomar las mejores decisiones.
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