Elaborar el budget en el hotel es una de las actividades estratégicas fundamentales para planificar el futuro de su negocio a corto, medio y largo plazo.
Para desarrollar un presupuesto efectivo, es necesario comenzar con un análisis sólido de los datos y el rendimiento de períodos anteriores alcanzados por nuestra estructura receptiva.
El objetivo es analizar y planificar qué actividades estratégicas son necesarias para mejorar el negocio.
Recopilar y agregar datos, crear informes y realizar las mejores previsiones para crear un presupuesto sólido puede parecer una tarea compleja.
Sin embargo, los hoteleros cuentan con la ayuda de software de gestión dedicado a la hospitalidad. Veamos juntos cuáles son.
Presupuesto en el hotel: ¿qué es y cuáles son las secciones principales?
Podemos estructurar el presupuesto en el hotel en tres secciones fundamentales: el presupuesto de ingresos, el presupuesto de costos y el presupuesto financiero:
- El presupuesto de ingresos cuantifica la cantidad de volúmenes de ventas realizados por la estructura receptiva: es decir, la relación entre precio y cantidad vendida.
- El presupuesto de costos incluye todos los gastos incurridos por la actividad hotelera.
- Esto incluye tanto costos fijos, como alquileres, salarios del personal fijo o mantenimiento, como costos variables, es decir, aquellos que se determinan según el desarrollo de la actividad.
- El presupuesto financiero representa la capacidad de la estructura receptiva para financiar su propio programa empresarial.
Aquí se incluirán elementos como: la posición de los bancos al final del año o al final de un período, la disponibilidad para inversiones, financiamientos y créditos bancarios.
Actividades principales a realizar en la fase de presupuesto
Para redactar con cuidado y precisión el presupuesto en el hotel, es necesario contar con las herramientas de análisis adecuadas para partir de los datos.
Ya no es suficiente sentarse con papel y lápiz: los hoteleros en la era de la transformación digital deben utilizar una suite de soluciones de software interconectadas capaces de proporcionar la información y los datos que realmente necesitan.
Por esta razón, las soluciones de inteligencia empresarial interconectadas con el PMS del hotel son la base para redactar un presupuesto en el hotel lo más realista posible.
Veamos, entonces, cuáles son las principales acciones a realizar en la fase de presupuesto y cómo la Business Intelligence interconectada con el PMS puede ayudar a la dirección a alcanzar los objetivos.
Primera fase: Recopilar datos
Para elaborar el presupuesto en el hotel, es necesario contar con todos los datos históricos para realizar análisis de rendimiento y elaborar estrategias comerciales correctas.
En este caso, una solución de inteligencia empresarial conectada al PMS recopila todos los datos presentes en el sistema de gestión y los agrega en paneles intuitivos.
De esta manera, la dirección puede analizar fácilmente incluso en el detalle más mínimo las actividades de los departamentos, los ingresos, los gastos, los costos, los ingresos y mucho más.
Esto facilitará el paso a la segunda fase: la elaboración de estrategias comerciales.
Segunda fase: Elaborar estrategias comerciales
Una vez elaborados los datos recopilados y agregados por la inteligencia empresarial, se pasa a la parte estratégica.
El hotelero, después de revisar el rendimiento de sus departamentos, debe hacerse preguntas como:
- ¿Qué recursos necesita mi negocio? ¿Dónde puedo conseguirlos?
- ¿Cuáles son los procesos y departamentos que puedo mejorar o potenciar dentro de mi estructura receptiva mediante inversiones?
- ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?
Una vez que se hayan respondido estas preguntas, estructurará el presupuesto en el hotel según las elecciones estratégicas más acertadas basadas en los datos a su disposición.
Tercera fase: Finalizar y controlar el presupuesto
Una vez estructurado todo el presupuesto, se pasa a la fase de finalización y aprobación.
A partir de este momento, la dirección podrá estructurar todas las actividades siguiendo las pautas dictadas por el presupuesto.
Es importante recordar que, durante el transcurso del año, podría haber desviaciones debido a imprevistos u otras variables.
En este momento, el software de contabilidad y control de gestión conectado al PMS permite detectar todas las inconsistencias en comparación con el presupuesto y llevar a cabo acciones correctivas de manera fácil y rápida.
Soluciones de software para el presupuesto en el hotel
Como hemos visto, las soluciones integradas dedicadas al mundo de la hospitalidad son la herramienta ideal para eficientar los procesos hoteleros más complejos, como la elaboración del presupuesto.
La suite completa de software dedicado ayuda a los hoteleros a realizar con rapidez y precisión todas las actividades diarias y a monitorear constantemente el desarrollo del negocio.
Si desea obtener más información sobre soluciones como:
- El PMS para gestionar integralmente todas las actividades del hotel: desde el front office hasta el back office;
- La Business Intelligence: para agregar, simplificar y acelerar el análisis de datos relevantes de todos los departamentos de la estructura receptiva;
- Las soluciones de contabilidad para mejorar el control de gestión hotelero y alcanzar los objetivos establecidos en el presupuesto.
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