En el sector hospitality, el allotment hotelero es una de las herramientas más importantes para optimizar las ventas, la ocupación y las relaciones con tour operadores y OTA.
Aunque es un concepto bastante extendido, todavía suele percibirse como un proceso complejo. Por este motivo, en este artículo veremos qué significa allotment, cuáles son sus principales tipos, cómo funciona un contrato de allotment, qué cambia con el modelo vacío por lleno y cómo gestionar todo el proceso de forma sencilla.
Allotment hotelero: qué es y qué significa realmente
El término allotment significa literalmente “asignación” o “contingente”.
En este sentido, en un hotel, indica un número determinado de habitaciones que el establecimiento pone a disposición de un tour operador o de un partner comercial (como una OTA, una agencia tradicional o una empresa) durante un periodo de tiempo definido.
Además, las habitaciones en allotment pueden ser reservadas por el partner hasta una fecha de release. Si el partner no las confirma antes de esa fecha límite, la disponibilidad vuelve al hotel.
En resumen, podemos definirlo así:
- Allotment hotel: bloque de habitaciones asignadas a un partner.
- Habitación en allotment: habitación reservada para el partner hasta la fecha de release.
- Allotment booking: reserva realizada utilizando ese cupo de habitaciones.
Tipos de allotment hotelero
Actualmente, existen dos tipos principales:
- Allotment tradicional (con release)
Es el modelo más común en la industria hotelera.
El tour operador dispone de un número determinado de habitaciones hasta una fecha de release (por ejemplo, 7 días antes de la llegada).
Si no utiliza esas habitaciones, vuelven a estar disponibles para el hotel.
- Contrato de allotment vacío por lleno
También conocido como contract allotment sin release.
En este caso:
- el partner adquiere un número fijo de habitaciones durante un periodo definido;
- debe pagarlas aunque finalmente no las venda;
- el riesgo comercial recae en el tour operador y no en el hotel.
Es una fórmula muy utilizada en resorts, campings y hoteles leisure con una fuerte estacionalidad.
En resumen:
| Modelo | Riesgo | Flexibilidad | Ocupación para el hotel |
| Allotment con release | Bajo para ambas partes | Alta | Variable |
| Allotment vacío por lleno | Alto para el tour operador | Baja | Garantizada |
Cómo gestionar un allotment hotelero con protel Cloud
Con protel Cloud PMS, el allotment se gestiona mediante una interfaz clara e intuitiva, diseñada para evitar el overbooking y simplificar la planificación de la disponibilidad.
Desde el PMS es posible:
- crear un contrato de allotment asociado a un partner específico;
- configurar y modificar cupos diarios o periódicos;
- gestionar las tipologías de habitación incluidas en el contrato;
- definir fechas de release, tarifas y condiciones;
- monitorizar en tiempo real cuántas habitaciones se han utilizado y cuántas siguen disponibles.
Por qué gestionar los allotment con un PMS como protel Cloud
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Reducir al mínimo los errores
La gestión manual de los allotment puede resultar compleja, especialmente cuando los partners son numerosos. protel Cloud actualiza automáticamente la disponibilidad y la ocupación.
-
Evitar el overbooking
La grid de allotment cruza en tiempo real la disponibilidad general del hotel con las habitaciones reservadas para los partners, evitando errores manuales o asignaciones duplicadas.
La grid muestra:
- días del periodo;
- allotment asignado;
- allotment utilizado;
- allotment disponible.
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Automatizar releases y liberaciones
Cuando llega la fecha de release, las habitaciones vuelven al inventario general sin necesidad de intervención manual.
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Analizar rendimiento y rentabilidad
Los informes detallados permiten identificar qué allotments aportan mayor valor al hotel y cuáles deberían revisarse o renegociarse.
Por qué el allotment sigue siendo clave en la estrategia comercial del hotel
El allotment hotelero es una herramienta estratégica que permite estabilizar la ocupación, establecer acuerdos comerciales y mejorar la distribución.
La diferencia entre un allotment tradicional y un allotment vacío por lleno depende principalmente del nivel de riesgo que cada parte está dispuesta a asumir.
Con un PMS como protel Cloud, toda la gestión se vuelve más sencilla, visual y segura, gracias a una grid de allotment que permite a los hoteles monitorizar de forma inmediata cada contingente.
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