La conservazione sostitutiva, definita anche conservazione digitale a norma, è la procedura informatica che protegge, custodisce e assicura il valore legale dei documenti, come le fatture elettroniche, all’interno del sistema gestionale aziendale.
La conservazione sostitutiva dei documenti coinvolge tutte le realtà pubbliche e private che devono eseguire la conservazione digitale ed è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, e dalle vigenti Linee Guida AgID.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
I principali vantaggi della conservazione e archiviazione sostitutiva sono la maggiore efficienza dei processi amministrativi e, di conseguenza, relazioni migliori fra clienti e fornitori.
Non solo, grazie alla conservazione digitale dei documenti si riducono i costi e vengono ottimizzate le risorse tramite:
- Il recupero immediato dei documenti conservati
- L’eliminazione degli archivi cartacei e della carta stampata
- Risparmi sull’imposta di bollo sul libro giornale
- Riconversione del personale in altre mansioni o professionalità
- Qualità del servizio amministrativo maggiore
Conservazione sostitutiva 2022: tutte le novità
A partire dal 1° gennaio 2022, secondo l’art. 71 del CAD, ogni Azienda dovrà preoccuparsi di gestire e conservare a norma i propri documenti informatici, oltre all’obbligo di nominare delle figure chiave per organizzare e controllare le procedure di gestione e conservazione dei dati informatici.
Con la nuova normativa per la conservazione sostitutiva 2022, nascono quindi dei nuovi obblighi per il titolare dell’oggetto della conservazione:
- Nominare un Responsabile della Conservazione interno: che non può essere lo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione
- Nominare un Produttore dei pacchetti di versamento, che non può essere lo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione
- Predisporre e redigere un Manuale di Conservazione del Cliente, che non può essere redatto dallo stesso soggetto erogante il servizio di Conservazione dovrà contenere:
- Release e cronistoria del manuale
- L’informazione del titolare dell’oggetto della conservazione
- I referenti coinvolti nel processo interno/esterno e relative deleghe
- I tipi di documenti portati in conservazione
- Modalità di creazione dei PdV (Pacchetti di Versamento), facendo riferimento ai formati, metadati, tempistiche, schedulazioni e modalità di trasmissione
- Riferimento al manuale del conservatore
Le nuove Linee Guida sulla conservazione sostitutiva e sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono disponibili sul sito di AgID e hanno carattere vincolante.
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