I principi del change management

Come abbiamo visto in molti nostri interventi, il settore delle PMI è in continuo cambiamento.

Dalle nuove soluzioni gestionali, all’automazione in ottica Industry 4.0, le PMI italiane stanno rivoluzionando la loro realtà.

Per affrontare una trasformazione aziendale efficace, gli imprenditori devono seguire un processo di change management. Come essere efficaci? Vediamolo insieme.

Che cos’è il change management

Partiamo dall’inizio: per change management si intendono tutte le azioni volte alla gestione del cambiamento in azienda.

Si tratta di un percorso di transizione aziendale articolato e complesso che porta un forte impatto sia sulle persone che sui processi aziendali.

Per effettuare un change management efficace bisogna partire dalla situazione attuale, fissare un obiettivo e analizzare gli step della trasformazione tenendo conto degli elementi del modello 4P, ovvero:

• People: mettendo al centro le persone per cambiare le loro abitudini e ripensando a tutti gli aspetti aziendali da un altro punto di vista;
• Process: rivedendo tutti i processi aziendali con l’automatizzazione e la trasformazione digitale;
• Platform: utilizzando supporti tecnologici innovativi per aumentare la produttività ed incrementare le vendite;
• Place: rivoluzionare i luoghi di lavoro mettendo al centro le esigenze delle proprie risorse interne ed esterne.

Guidare il cambiamento: gli 8 step di Kotter

Secondo John Kotter, esistono 8 step fondamentali da tenere in considerazione in un processo di change management:

• CREATE SENSE OF URGENCY – Creare un’urgenza verso il cambiamento: è fondamentale che l’azienda senta una forte spinta verso una trasformazione che comporti un mantenimento o un miglioramento della posizione nel mercato;
• BUILD GUIDING COALITION – Costruire nuovi team: individuando delle nuove figure, i cosiddetti “agenti del cambiamento” che aiutino l’azienda nel processo di change management;
• FORM STRATEGIC VISION & INITIATIVES – Creare la visione degli obiettivi da raggiungere: attraverso esempi, illustrazioni e immagini chiare che vanno a comporre quella che in letteratura viene definita “la cartolina dalla destinazione”;
• ENLIST VOLUNTEER ARMY – Comunicare la visione con i collaboratori: attraverso dei messaggi forti ed efficaci che rispecchino il cambiamento che l’azienda vuole raggiungere;
• ENABLE ACTION BY REMOVING BARRIERS Rimuovere gli ostacoli che impediscono il cambiamento: individuando processi obsoleti o risolvendo eventuali conflitti che possono rallentare o rendere difficile la trasformazione aziendale;
• GENERATE SHORT TERM WINS – Creare progetti di successo nel breve periodo: mantenere le persone motiviate attraverso gli obiettivi a breve termine, definiti anche come “quick wins”, è fondamentale in un processo di change management.
  In questo modo è possibile mantenere il focus attivo sulla trasformazione aziendale ed accelerarne il cambiamento.
• SUSTAIN ACCELERATION – Sostenere continuamente il cambiamento: analizzando tutti i risultati ottenuti mantenendo traccia di tutto ciò che può essere migliorato.
• INSTITUTE CHANGE – Interiorizzare il cambiamento: una volta effettuata la transizione è fondamentale mantenere le nuove metodologie, le nuove abitudini e la nuova cultura aziendale senza tornare al punto di partenza.

Attuare il change management: il metodo Scrum

Negli ultimi anni la gestione aziendale si è dovuta adattare a nuove condizioni “turbolente” che hanno richiesto dei ripensamenti nella gestione di qualsiasi tipologia di progetto.

Questo ha comportato l’adozione di nuove metodologie di project management per poter gestire al meglio i grandi progetti e quindi il cambiamento.

Uno di questi metodi è lo Scrum, il metodo Agile più conosciuto, che è particolarmente indicato per gestire progetti complessi come la digitalizzazione, e l’implementazione di un nuovo software gestionale.

Vediamo in seguito la differenza tra una gestione di progetto tradizionale detto anche Waterfall, e con metodo Scrum.

Secondo il metodo Scrum, il progetto viene diviso e pianificato in sprint, ovvero periodi di tempo di circa 2-4 settimane.

Lavorare secondo sprint implica:

• Definizione dei punti da sviluppare e le attività da svolgere nello specifico sprint (backlog) e risorse necessarie;
• Esecuzione delle attività;
• Verifica dei risultati;
• Rilascio e formazione.

Grazie al controllo empirico effettuato durante tutti gli sprint, si riducono i rischi del progetto e si aumenta la prevedibilità di successo degli obiettivi prefissati.

Il metodo Scrum facilita il change management poiché permette di:

• controllare e ridurre i tempi di implementazione del progetto;
• evitare il blocco dell’intera operatività aziendale lavorando progressivamente su singole aree di progetto;
• organizzare il rilascio degli sviluppi e della formazione in maniera continua e graduale, in modo che vengano interiorizzati dalle persone;
• coinvolgere le persone proattivamente come parte integrante del progetto;
• coinvolgere il team e i key user per avere un confronto continuo sul carico di lavoro da adottare durante i vari sprint e sui risultati ottenuti.

Come gestire il cambiamento aziendale in maniera efficace

Per poter attuare un percorso di change management efficace all’interno della propria organizzare è necessario adottare nuove metodologie come lo Scrum per gestire i progetti e abbracciare la trasformazione digitale.

Per poter affrontare il change management in maniera efficace le PMI possono affidarsi a un partner con esperienza nella progettazione con metodo Scrum che siano in grado di:

• fornire un project manager che segua da vicino la gestione del progetto di cambiamento;
• fornire supporto e assistenza continua;
• fornire tutti gli strumenti tecnologici più avanzati per facilitare la digitalizzazione aziendale.

Grazie ai più sofisticati software gestionali per le PMI, è possibile, infatti, automatizzare processi obsoleti e manuali che compromettono la vitalità dell’impresa e il suo cambiamento.

In quest’ottica infatti strumenti come ERP, CRM, MES e BI aiutano ogni giorno le PMI a:

• Gestire efficacemente la produzione nei tempi e nei budget stabiliti;
• Pianificare tutte le strategie aziendali fino al minimo dettaglio;
• Aumentare il bacino di clienti per incrementare le vendite e il fatturato aziendale.

Per scoprire di più su come gestire il cambiamento digitale con il metodo Scrum e quali sono le soluzioni gestionali innovative da adottare per la tua azienda compila il form in questa pagina.