Nel settore dell’hospitality, la gestione dei pagamenti è un momento cruciale tanto per l’hotel quanto per l’ospite. Oggi, grazie alle tecnologie integrate, è possibile gestire in modo sicuro e automatizzato le transazioni card-present e card-not-present, riducendo gli errori manuali e garantendo la massima protezione dei dati.
Cosa significa “transazioni card-present e card-not-present”
Le transazioni card-present si riferiscono ai pagamenti effettuati con la carta fisicamente presente, ad esempio al momento del check-in o al ristorante dell’hotel.
Le transazioni card-not-present, invece, avvengono quando la carta non è fisicamente disponibile, come nei pagamenti anticipati o nelle caparre versate prima dell’arrivo dell’ospite.
Entrambe le modalità richiedono la massima sicurezza e tracciabilità, elementi che spesso mancano quando i sistemi di pagamento non sono integrati al PMS.
Card-present: automatizzare e semplificare i pagamenti in hotel
Quando l’ospite si trova in struttura, ogni momento di pagamento — dal check-in al ristorante, fino ai servizi extra — deve essere rapido, sicuro e senza interruzioni. Evitare lunghe attese o errori di digitazione non significa solo migliorare l’efficienza operativa, ma anche offrire un’esperienza fluida e professionale, capace di rafforzare la fiducia del cliente.
Per raggiungere questo livello di precisione e semplicità, la chiave è l’integrazione tra sistemi: solo collegando il PMS con la piattaforma di pagamento è possibile eliminare passaggi manuali e automatizzare l’intero processo.
Con il sistema integrato protel PMS – Planet, ogni transazione card-present parte e torna automaticamente all’interno di protel.
Quando l’ospite effettua il pagamento, il personale dell’hotel deve solo selezionare l’importo e confermare con un click:
- protel avvia in automatico la transazione;
- l’importo viene addebitato e registrato in tempo reale;
- il pagamento compare immediatamente nella scheda prenotazione.
Tutto avviene senza dover inserire manualmente dati o importi, eliminando il rischio di errori, doppie registrazioni o dimenticanze.
Il risultato? Una gestione più veloce, precisa e completamente sincronizzata tra PMS e sistema di pagamento.
Card-not-present: incassi sicuri anche prima del soggiorno
Non sempre l’ospite è in struttura al momento del pagamento. Con protel, le operazioni in questa casistica diventano semplici e sicure.
Se l’hotel deve incassare una caparra o un importo anticipato, può inviare direttamente da protel un link di pagamento (pay-by-link) all’ospite.
Ovunque si trovi, l’ospite riceve il link, inserisce i dati della propria carta di credito in un ambiente sicuro e conferma la transazione.
L’hotel riceve l’importo direttamente sul conto collegato alla prenotazione, senza dover gestire manualmente carte o dati sensibili.
Questa procedura protegge la struttura da frodi e contestazioni, perché tutte le operazioni vengono tracciate e autenticate secondo i più alti standard di sicurezza (3D Secure e PCI DSS).
Pagamenti sicuri e senza chargeback
Un altro vantaggio fondamentale delle operazioni card-present e card-not-present gestite con protel è la prevenzione del chargeback.
Grazie all’integrazione con Planet e alla possibilità di usare il pay-by-link, ogni transazione è autenticata, verificata e collegata in automatico alla prenotazione.
Questo tutela l’hotel da contestazioni e storni e aumenta la fiducia dell’ospite nel processo di pagamento – scopri di più su come evitare gli hotel chargeback nell’articolo dedicato.
Un’esperienza di pagamento fluida e protetta
Con protel PMS integrato con Planet, l’albergatore può finalmente gestire tutte le transazioni card-present e card-not-present in modo sicuro, tracciato e completamente automatizzato.
Ogni pagamento è collegato alla prenotazione, ogni transazione è protetta, e lo staff può concentrarsi sull’accoglienza, non sulla burocrazia.
Digitalizzare i pagamenti significa offrire ai propri ospiti un’esperienza di soggiorno più semplice e trasparente — e per l’hotel, maggiore efficienza, sicurezza e controllo sui propri incassi.
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