Che cos’è la rooming list e perché è così importante?
Si tratta di un documento che permette di sapere con precisione chi alloggia in ogni camera, in quali date e con quali esigenze.
Negli hotel, soprattutto in quelli di grandi dimensioni, è fondamentale perché consente di ridurre i tempi di check-in, in particolare quando si gestiscono gruppi numerosi.
Allo stesso tempo garantisce un servizio personalizzato, tenendo conto delle preferenze degli ospiti riguardo alla tipologia di camera, alla vista o a eventuali necessità particolari.
Inoltre, permette di pianificare in anticipo le esigenze logistiche, come camere vicine, servizi aggiuntivi o note VIP, assicurando un’accoglienza impeccabile.
Dati per rooming list: cosa includere
Per essere completa, una rooming list deve contenere:
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Nome e cognome degli ospiti
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Data di arrivo e partenza
- Dati anagrafici richiesti per la Pubblica Sicurezza
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Tipologia di camera assegnata
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Eventuali richieste speciali (dieta, accessibilità, upgrade VIP)
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Contatti per eventuali comunicazioni
Queste informazioni consentono all’hotel di garantire un soggiorno senza imprevisti e di mantenere un livello di servizio elevato.
Come creare una rooming list con un PMS
In passato veniva compilata a mano o su fogli Excel. Oggi, con un PMS avanzato come protel Cloud, è possibile generare in pochi clic un template già precompilato con i dati estratti dal sistema di prenotazione. Il file può essere condiviso con l’organizzatore del gruppo, integrato con eventuali modifiche ricevute da documenti esterni e ricaricato nel gestionale per aggiornare automaticamente camere e ospiti.
In questo modo, la gestione diventa più rapida, precisa e perfettamente integrata nei flussi operativi dell’hotel. Questa trasformazione digitale non riguarda solo la rooming list, ma riflette un’evoluzione più ampia del settore hospitality, sempre più orientato a processi automatizzati e interconnessi. Un trend confermato anche dall’EHL Hospitality Trends Report 2025.
I principali vantaggi sono il risparmio di tempo, grazie all’automazione che elimina i lunghi inserimenti manuali; la precisione, con una netta riduzione degli errori; e l’aggiornamento in tempo reale, che rende subito visibili eventuali modifiche a tutti i reparti.
La gestione in protel Cloud PMS
Partendo dall’elenco dei componenti del gruppo, basta selezionare la funzione “Import Rooming List” e poi cliccare su “Scarica Template”. In questo modo, l’hotel può disporre in pochi istanti di un documento completo e aggiornato, pronto per semplificare le attività di reception e garantire un servizio all’altezza delle aspettative di ogni ospite.
Il modello scaricato, una volta compilato, viene re-importato su protel con la funzione “Importa Rooming List”
La gestione delle rooming list all’interno di PMS come protel Cloud consente di velocizzare una procedura cruciale per le strutture alberghiere.
La rooming list come strumento di eccellenza
In conclusione, la rooming list non è solo un documento operativo, ma un vero strumento strategico per l’ospitalità di lusso e nelle strutture di grandi dimensioni.
Grazie ai software alberghieri moderni, compilarla e gestirla diventa un processo semplice e automatizzato, che permette di offrire agli ospiti un servizio altamente personalizzato e impeccabile.
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