La politica di cancellazione in hotel è uno degli elementi più strategici nella pianificazione tariffaria. Troppo spesso viene considerata un aspetto accessorio, ma in realtà ha un impatto diretto sia sui ricavi che sull’occupazione. In un contesto in cui flessibilità, anticipazione della domanda e ottimizzazione dei profitti sono la base di un buon revenue management, anche la politica di cancellazione — proprio come i prezzi — può essere dinamica, ovvero variare nel tempo in base alla stagionalità, al pick-up, ai segmenti e alle strategie commerciali dell’hotel.
Oggi gli ospiti scelgono un hotel anche in base ai termini di cancellazione, sempre più rilevanti nei processi decisionali. Offrire opzioni flessibili in periodi di domanda incerta, oppure condizioni più restrittive quando l’occupazione prevista è elevata, permette di massimizzare i ricavi senza rinunciare al controllo del rischio di cancellazioni last minute.
Politiche di cancellazione hotel: perché sono strategiche
Gestire bene le politiche di cancellazione hotel significa trovare il giusto equilibrio tra:
- Flessibilità richiesta dagli ospiti
- Previsione dei ricavi
- Gestione del rischio di no-show e cancellazioni tardive
- Protezione della marginalità
Una politica troppo permissiva può generare molte cancellazioni a ridosso dell’arrivo, mentre una troppo rigida può scoraggiare le prenotazioni dirette.
Per questo sempre più strutture adottano logiche dinamiche:
- cancellazioni gratuite solo fino a un certo numero di giorni prima,
- penali variabili,
- politiche differenziate per pacchetti, canali o tipologie di camera,
- condizioni meno flessibili per le tariffe scontate o non rimborsabili.
Cancellare una prenotazione hotel non rimborsabile: come comunicarlo correttamente
Una ricerca molto comune nel web è proprio la possibilità di cancellazione: gli ospiti vogliono capire se esistono margini di flessibilità. Anche se una tariffa è ufficialmente non rimborsabile infatti, molti hotel offrono opzioni alternative per mantenere la relazione con il cliente, come voucher, riprotezioni o cambio date.
Avere processi chiari e ben gestiti evita incomprensioni, migliora l’esperienza e riduce il carico operativo del front office.
Penale di cancellazione in hotel: come definirla al meglio
La penale di cancellazione in hotel è uno strumento utile per tutelare il revenue. Le penali possono essere:
- una percentuale variabile del soggiorno,
- il costo della prima notte,
- l’intero importo per soggiorni di alta stagione o eventi speciali.
Stabilire penali coerenti con la politica commerciale dell’hotel e con il comportamento dei diversi segmenti è essenziale per evitare perdita di ricavi.
Gestire le politiche di cancellazione con protel Cloud: semplice, flessibile, automatico
Per rendere davvero efficace la strategia tariffaria, serve un PMS che permetta di gestire facilmente condizioni diverse e dinamiche.
Con protel Cloud, gli hotel possono configurare e applicare termini di cancellazione hotel completamente personalizzati e coerenti con le politiche della struttura:
- creare politiche multiple e differenziate per tariffe, canali, pacchetti e segmenti;
- impostare penali variabili in base ai giorni di anticipo;
- gestire tariffe non rimborsabili e condizioni speciali;
- automatizzare le regole di cancellazione per evitare errori operativi;
- comunicare in modo chiaro i termini al cliente finale.
La gestione centralizzata permette al revenue manager e al front office di avere pieno controllo sulle condizioni applicate, migliorando sia l’esperienza dell’ospite che l’efficienza interna.
Dalla teoria alla pratica: trasformare le politiche in valore
La politica di cancellazione in hotel non è più una semplice nota a margine della tariffa: è uno strumento strategico di revenue management al pari dei prezzi. Gestirla in modo dinamico significa proteggere i ricavi, migliorare la previsione della domanda e offrire opzioni coerenti con le esigenze degli ospiti.
Grazie a protel Cloud, ogni hotel può configurare politiche chiare, flessibili e completamente automatizzate, trasformando un aspetto critico della prenotazione in un vantaggio competitivo.
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