Durante la fase de check-in del hotel, el personal de recepción solicita los documentos de identidad del huésped para registrar su estancia en el alojamiento.
Este procedimiento se puede agilizar mediante el check-in online: el cliente rellena sus datos personales en un formulario de la web y, una vez enviados, estos se actualizan y almacenan automáticamente dentro del PMS.
Con el check-in online, el recepcionista facilita el procedimiento de aceptación al verificar la identidad del cliente comprobando sus documentos.
Para acelerar aún más la fase de registro, el personal puede utilizar herramientas tecnológicas innovadoras que escanean los documentos presentados por el huésped y los registran automáticamente en el PMS.
Escanear los documentos de identidad con el escaner OCR ID
La tecnología OCR, acrónimo de Optical Character Recognition, es un sistema de reconocimiento computarizado automático capaz de reconocer caracteres y símbolos.
Combinado con un escáner o una cámara, el OCR permite transferir letras, números y símbolos presentes en una imagen o documento y convertirlos en caracteres digitales de texto.
Esta tecnología, inicialmente utilizada para archivar digitalmente textos antiguos, cartas y documentos en papel, ahora también la utilizan los hoteles para escanear DNIs o pasaportes durante el check-in.
Integra el PMS con el escáner de identificación
La integración entre un escáner de identificación OCR y una plataforma PMS te permite hacer cada vez más rápido el proceso de check-in en el hotel.
Todo lo que tiene que hacer el personal es enmarcar el documento del huésped con una cámara: la tecnología OCR transfiere y transcribe automáticamente los datos y envía todo a la plataforma PMS que actualiza los datos personales del cliente.
Esto permite aumentar la calidad del servicio de recepción. El personal del hotel, de hecho:
- Así no necesita transcribir manualmente los datos en el PMS.
- Realiza el check-in más rápido, evitando colas y largas esperas.
- Tiene más tiempo para dedicar a los huéspedes del hotel.
Además, la tecnología OCR te permite reducir el la cantidad de componentes de hardware como fotocopiadoras con escáneres que limitan el espacio de la recepción.
Escanear documentos fuera de recepción
Con sistemas de última generación y PMS en cloud, es posible escanear documentos y transferir datos al sistema de gestión incluso fuera de la recepción.
Algunos hoteles prefieren proceder con el registro de huéspedes en habitaciones dedicadas o directamente en la habitación para evitar crear largas colas o esperas.
Gracias al escáner de identificación, es posible solicitar documentos de identidad al huésped de la habitación, registrarse rápidamente enmarcando los documentos con la cámara de un teléfono móvil o tableta y dejar que el cliente disfrute de su estancia sin preocupaciones.
Soluciones para el escaneo de documentos de identidad en el hotel
La nueva función de escáner de identificación de protel PMS permite que el personal del hotel ingrese automáticamente los datos del huésped a partir de la foto del documento de identidad.
Gracias a la tecnología OCR, la información de los documentos de los huéspedes se transfiere instantáneamente al registro del PMS.
Esto te permite optimizar y agilizar los trámites de check-in y mejorar el servicio de recepción del hotel con un innovador servicio digital.
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