El chargeback es uno de los principales riesgos asociados a los pagos con tarjeta en el sector hotelero. Además de suponer una pérdida económica, puede generar una mayor carga administrativa, afectar a la operativa diaria e incluso repercutir en la reputación del establecimiento. La buena noticia es que gran parte de los chargebacks en hoteles pueden evitarse mediante procesos de pago digitales, seguros e integrados con el PMS.
¿Qué es un chargeback en hoteles?
Un hotel chargeback es la devolución de un pago iniciada por el titular de una tarjeta de crédito o débito. El huésped impugna un cargo —ya sea una reserva, un depósito o un cobro realizado durante o después de la estancia— y solicita a su entidad bancaria que revierta la operación.
Mientras se resuelve la reclamación, el importe puede retirarse temporal o definitivamente de la cuenta del hotel.
En el sector hospitality, los chargebacks suelen producirse con mayor frecuencia cuando los pagos se gestionan manualmente o mediante sistemas que no están integrados con el PMS, ya que esto dificulta la trazabilidad de las operaciones y aumenta el riesgo de incidencias.
¿Por qué se producen los chargebacks?
Los motivos más habituales son:
- cargos que el huésped no reconoce;
- errores en el importe o cobros duplicados;
- discrepancias relacionadas con las políticas de cancelación o las condiciones de la reserva;
- sospechas de fraude o uso no autorizado de la tarjeta.
Aunque el objetivo del chargeback es proteger al consumidor frente a posibles fraudes, para los hoteles puede traducirse en pérdidas económicas, costes administrativos y un incremento de las gestiones con entidades financieras.
Por ello, disponer de procesos de pago seguros y transparentes se ha convertido en un factor clave para reducir el número de reclamaciones.
Pay-by-Link: una de las formas más eficaces de prevenir los chargebacks en hoteles
Una de las soluciones más efectivas para minimizar los chargebacks en hoteles es el Pay-by-Link, una tecnología que permite enviar al huésped un enlace de pago seguro y personalizado.
Con este sistema, el hotel puede:
- enviar un enlace de pago por correo electrónico en el momento de la reserva o antes del check-in;
- autenticar la transacción mediante protocolos bancarios y sistemas de doble verificación como 3D Secure;
- recibir la confirmación inmediata del pago, reduciendo errores y evitando cargos no autorizados.
Además de simplificar el proceso de cobro, el Pay-by-Link protege tanto al hotel como al huésped, ya que toda la información de pago se procesa en un entorno que cumple con los estándares de seguridad PCI DSS, reduciendo significativamente el riesgo de fraude y de reclamaciones posteriores.
Gestiona los pagos sin chargebacks desde protel PMS con Planet
Los hoteles que utilizan protel PMS junto con Planet Payment pueden centralizar la gestión operativa y los pagos en una única plataforma.
Planet ofrece una solución de pago completa que incluye la funcionalidad Pay-by-Link integrada en protel, de modo que el hotel puede:
- enviar enlaces de pago directamente desde el PMS;
- registrar automáticamente cada transacción en la ficha del huésped;
- disponer de un seguimiento completo de todas las operaciones con total seguridad;
- reducir el riesgo de chargebacks y simplificar la gestión administrativa.
Contar con un sistema completamente integrado permite disponer de una visión unificada de todos los pagos, mejorar la trazabilidad de las transacciones y ofrecer una experiencia más fluida y transparente a los huéspedes.
Digitalizar los pagos también significa proteger los ingresos
En un mercado cada vez más digitalizado, prevenir los chargebacks ya no consiste únicamente en reaccionar cuando se produce una reclamación, sino en adoptar herramientas que reduzcan el riesgo desde el inicio del proceso de reserva.
Integrar una solución de pagos como Planet Payment con protel PMS permite automatizar la gestión de los cobros, reforzar la seguridad de las transacciones y minimizar las disputas relacionadas con los pagos.
Para los hoteles, digitalizar los procesos de pago no solo supone ganar eficiencia operativa. También significa ofrecer una experiencia más segura, cómoda y transparente para el huésped, fortaleciendo la confianza en el establecimiento y protegiendo los ingresos del negocio.
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