Qué es una lista de habitaciones y por qué es tan importante?
La lista de habitaciones (también conocida como rooming list) es un documento que permite conocer con precisión quién se aloja en cada habitación, en qué fechas y con qué necesidades específicas.
En los hoteles, especialmente en aquellos de gran tamaño, es esencial ya que facilita agilizar el check-in, sobre todo cuando se gestionan grupos numerosos.
Al mismo tiempo garantiza un servicio más personalizado, teniendo en cuenta las preferencias de los huéspedes sobre el tipo de habitación, la vista, o cualquier necesidad especial.
Además, permite planificar con antelación las necesidades logísticas: habitaciones contiguas, servicios adicionales, notas VIP, asegurando así una acogida impecable.
Datos para una lista de habitaciones: qué debe incluir
Para que esté completa, una lista de habitaciones o rooming list debe contener:
- Nombre y apellidos de los huéspedes
- Fecha de llegada y salida
- Datos de identificación requeridos según la normativa española
- Tipo de habitación asignada
- Peticiones especiales (dietas, accesibilidad, upgrade VIP, preferencias)
- Datos de contacto para comunicaciones
Esta información ayuda al hotel a garantizar una estancia sin imprevistos y a mantener un nivel de servicio elevado en todas las fases de la experiencia del huésped.
Cómo crear una lista de habitaciones con un PMS
Antes se elaboraba a mano o en hojas de Excel. Hoy, con un PMS avanzado como protel Cloud, es posible generar en pocos clics una plantilla ya precompletada con los datos extraídos del sistema de gestión.
El archivo se puede compartir con el organizador del grupo, completar con cambios procedentes de documentos externos y volver a cargarlo en el PMS para actualizar automáticamente habitaciones y huéspedes.
Así, la gestión se vuelve más rápida, precisa y totalmente integrada en los flujos operativos del hotel. Esta digitalización no solo afecta a la rooming list, sino que refleja la evolución del sector hotelero, cada vez más orientado a procesos automatizados e interconectados. Una tendencia confirmada también por EHL Hospitality Trends Report 2025.
Los beneficios clave son:
- Ahorro de tiempo, gracias a la automatización que elimina tareas manuales;
- Mayor precisión, reduciendo al mínimo los errores;
- Actualización en tiempo real, visible para todos los departamentos implicados.
Gestión en protel Cloud PMS
Partiendo de la lista de componentes del grupo, basta con seleccionar la función “Import Rooming List” y luego hacer clic en “Descargar plantilla”. En cuestión de segundos, el hotel dispone de un documento completo y actualizado, listo para facilitar el trabajo de recepción y garantizar un servicio a la altura de cada huésped.
Una vez completada, la plantilla se vuelve a importar en protel Cloud mediante la función “Importar Rooming List”.
La gestión de listas de habitaciones dentro de PMS como protel Cloud permite agilizar un procedimiento crucial para los hoteles.
La rooming list como herramienta de excelencia
En definitiva, la rooming list no es solo un documento operativo, sino una herramienta estratégica para hoteles de lujo y establecimientos de gran capacidad.
Gracias a los PMS modernos, su creación y gestión es un proceso sencillo y automatizado que permite ofrecer a cada huésped un servicio altamente personalizado y impecable.
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