Le tariffe non rimborsabili sono spesso utilizzate dagli alberghi come strumento per contrastare il no show e per tutelarsi da eventuali imprevisti.

Con una tariffa non rimborsabile, gli ospiti pagano l'intero importo se cancellano, modificano la prenotazione o se non si presentano.

Il Covid-19 ha indotto gli hotel ad aumentare le tariffe non rimborsabili in quanto “fondamentali per la prenotazione in periodo di pandemia”, ma questa strategia è quella corretta da seguire?

Cosa succede se si cancella una prenotazione non rimborsabile?

I casi in cui un cliente si trova costretto a cancellare la propria prenotazione possono essere molti.

Dal punto di vista legale, secondo alcune sentenze, il contratto fra ospite e hotel si formalizza solo al momento dell’arrivo del cliente e della sottoscrizione del check-in, con la conseguenza che non si potrebbe pretendere un pagamento da chi disdice la prenotazione anche un’ora prima dell’ingresso.

Per evitare questa situazione gli albergatori devono specificare nei moduli contrattuali di prenotazione, sia cartacei che online, la clausola “tariffa non rimborsabile”.

La clausola deve risultare chiara e comprensibile al cliente che sottoscrive il contratto e deve essere confermata da quest’ultimo tramite accettazione esplicita o attraverso la richiesta della carta di credito a garanzia del pagamento.

L’albergatore quindi, a fronte di una cancellazione di una tariffa non rimborsabile accettata dal cliente, è legittimato a richiedere la penale all’ospite in caso di disdetta anticipata.

La gestione delle OTA sulle tariffe non rimborsabili

La gestione delle tariffe non rimborsabili da parte delle OTA ha subito delle variazioni a causa del Covid-19.

Secondo le ricerche effettuate dal portale Booking.com il 90% dei viaggiatori prenota soggiorni con tariffe flessibili.

A seguito degli impatti del coronavirus sulle prenotazioni online che hanno causato la numerosa richiesta di rimborsi da parte dei clienti, le OTA oggi premiano la differenziazione delle tariffe.

Sui portali è conveniente gestire differenti politiche di prezzo per avere una maggiore visibilità della struttura in fase di prenotazione.

Per gli hotel manager, quindi, una strategia di scontistica basata solo su tariffe non cancellabili sui siti come Booking potrebbe non ricevere la giusta visibilità.

Tariffa non rimborsabile e cancellazione gratuita: quale conviene?

Abbiamo visto che le tariffe non rimborsabili sono un ottimo strumento per diversificare l’offerta tariffaria poiché uno sconto importante può essere un fattore premiante mentre le prenotazioni a cancellazione gratuita sono le più ricercate dai clienti in questo ultimo periodo.

Per un hotel è più conveniente utilizzare delle tariffe non rimborsabili oppure prevedere delle forme più flessibili come la cancellazione gratuita?

La risposta non prevede una scelta netta di un’opzione rispetto all’altra: dipende dalla strategia che si intende adottare.

Per la tariffa non rimborsabile i vantaggi sono:

  • Liquidità immediata: nel caso in cui il cliente paghi in anticipo il pernottamento
  • Diversificare l’offerta tariffaria: il cliente è più propenso a prenotare poiché sfrutta offerte e promozioni accattivanti
  • Maggiore sicurezza in caso di no show o cancellazione della prenotazione

Mentre gli svantaggi sono:

  • Percezione di “poca flessibilità” di scelta da parte del cliente quando la prenotazione è molto anticipata nel tempo
  • La propensione degli ospiti a scegliere tariffe flessibili
  • Il mancato guadagno che deriva dalla tariffa con “cancellazione gratuita” che è mediamente più alta.

Gestire le prenotazioni e le tariffe con protel Air

protel Air è la soluzione PMS in cloud di Serenissima Informatica per gestire a 360° tutte le attività gestionali dell’hotel.

Grazie alla piattaforma cloud è possibile gestire da qualsiasi sistema operativo fisso e mobile tutte le attività di front office, contabilità di cassa, housekeeping, manutenzione, reportistica e analisi dei dati.

protel Air permette agli albergatori di prenotare dal sito dell’hotel per incentivare la crescita dei booking diretti in modo da ridurre la dipendenza dalle OTA.

Con protel Air è possibile anche configurare le politiche di cancellazione per ogni tariffa inserita all’interno del PMS.

Il software gestionale si occupa dell’addebito sul conto della prenotazione, senza che l’operatore intervenga inserendo manualmente i dati.

Inoltre, già durante la fase di prenotazione, il cliente viene informato su eventuali penali che saranno automaticamente addebitate sul suo conto.