I lavoratori più giovani e con meno esperienza possono incontrare delle difficoltà durante il primo giorno di lavoro negli hotel che presentano:

  • flussi di lavoro non ottimizzati;
  • mezzi tecnologici obsoleti;
  • assenza di comunicazione fra reparti.

Abbiamo visto in un nostro webinar, come una giornata di lavoro positiva non incide solo sulle prestazioni dello staff ma anche sull’intera esperienza di soggiorno degli ospiti.
Vediamo in questo articolo quali sono gli strumenti e i consigli che aiutano i nuovi assunti in un hotel ad affrontare il primo giorno di lavoro in maniera serena e professionale.

Regola n°1: conoscere la struttura dell’hotel

Il primo giorno di lavoro è necessario imparare bene la planimetria in cui si lavora.
Conoscere la mappa dell’hotel permette di rispondere alle domande poste dal cliente all’accoglienza come ad esempio:

  • In che piano si trova la camera prenotata?
  • Quante e quali sale meeting sono a disposizione?
  • Esiste una palestra o un centro benessere?

In aiuto dell’operatore nel suo primo giorno di lavoro interviene il Property Management System, il sistema gestionale dell’hotel.
Grazie al PMS l’utente conosce fin da subito la quantità, le tipologie e la posizione delle camere dell’hotel, grazie alle anagrafiche.
Le informazioni sono centralizzate all’interno del database del PMS e, grazie agli appositi filtri in pochi clic è possibile trovare ciò che si sta cercando.
Il PMS si rivela uno strumento ideale sia durante l’assistenza alla vendita sia nelle fasi formative iniziali per memorizzare al meglio tutti i servizi e i reparti presenti in hotel.

Come fare il check-in alla reception

Uno dei lavori che può sembrare più difficile durante il primo giorno in hotel è la procedura di check-in.
Se fatta per la prima volta in autonomia con strumenti obsoleti o cartacei può risultare facile commettere degli errori.
Grazie al PMS l’operatore alle prime armi può facilmente compilare da solo un check-in con i moduli operativi di compilazione standard.
In più con le informazioni presenti all’interno del PMS è possibile conoscere fin dal primo giorno di lavoro la storicità degli ospiti.
La barra di ricerca presente nel PMS mostra se un cliente ha già soggiornato nella struttura alberghiera.
Questo permette ai nuovi operatori del front desk di dare il giusto benvenuto agli ospiti nonostante sia la prima volta che li incontrino di persona in struttura.

Mandare un preventivo al cliente

Conoscere tutte le tariffe delle camere e dei servizi offerti dall’hotel può sembrare impossibile durante il primo giorno di lavoro in struttura.
Grazie al PMS anche l’ultimo membro arrivato nello staff può vedere tutti piani tariffari completi divisi per tipologia di camere e giorni del calendario.
L’utente può fin dal primo giorno di lavoro effettuare vendite dirette e preparare preventivi proponendo sempre le tariffe più convenienti che vengono segnalate dal PMS.

Comunicare con i reparti dell’hotel

Durante il primo giorno di lavoro in hotel potrebbe non esserci l’occasione di conoscere i colleghi degli altri reparti.
Con il PMS è possibile informare tutti i membri dello staff segnando le attività da compiere senza avvisarli telefonicamente o lasciare appunti su post-it facilmente smarribili.
Ad esempio, grazie all’app di housekeeping, l’addetto alle pulizie vedrà in tempo reale quali sono i lavori in sospeso da svolgere.
Una volta eseguite, le attività potranno essere visualizzate come completate all’interno del PMS.
Questo permette a tutti i membri dello staff, anche ai nuovi, di visualizzare le attività svolte e completate, con un notevole risparmio di tempo senza dover interagire fisicamente con la persona addetta ai lavori.

Rispondere alle domande del direttore

E se durante il primo giorno di lavoro passasse il direttore dell’hotel chiedendo un rapporto sulla situazione?
L’operatore alle prime armi potrebbe trovarsi impreparato, soprattutto durante la sua prima esperienza.
In suo aiuto interviene il PMS che, grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva permette all’operatore di avere subito a disposizione l’andamento della giornata e di comunicare tutte le informazioni richieste al proprio direttore.

protel Air: il PMS ideale per la prima esperienza in hotel

Serenissima Informatica propone soluzioni gestionali per l’hotel semplici e intuitive che sono in grado di far lavorare in autonomia anche gli operatori meno esperti.
Con
protel Air lo staff è in grado di trovare fin dal primo giorno di lavoro un software gestionale che li aiuta a migliorare la qualità del servizio offerto e lo svolgimento delle mansioni quotidiane.
Grazie alla piattaforma cloud, protel Air fornisce tutte le informazioni richieste da qualsiasi dispositivo mobile e fisso in qualsiasi momento.
Inoltre, con una grafica innovativa, moderna e semplice da utilizzare, protel Air permette all’utente di avere sempre il controllo delle performance giornaliere dell’hotel: dal numero degli arrivi e delle prenotazioni fino alle partenze e ai check-out.