Check-in e check-out sono due fasi importantissime della guest experience. Per questo bisogna curare con particolare attenzione questi due step e non tralasciare alcun dettaglio. Per aiutarti a renderli dei momenti personalizzati, efficaci e impeccabili, ecco una guida per la gestione del check-in e del check-out.

Check-in albergo: quali attività prevede?

Il check-in albergo coincide con l’arrivo del cliente presso la struttura ricettiva e fare una buona impressione in questa prima fase è fondamentale. Quanto l’ospite si presenta alla reception, devi occuparti dell’apertura della pratica che segue alla prenotazione, della registrazione e dell’inserimento dei dati identificativi del cliente. Inoltre, ecco cosa puoi fare al momento del check-in:

  • accogli i clienti in modo accogliente, puoi ad esempio dare il benvenuto ai tuoi ospiti uscendo dalla reception, per non avere il bancone che vi divide;
  • offri qualcosa da bere, proporre una bevanda al cliente che è reduce dal viaggio può essere una cosa gradita;
  • velocizza le operazioni, svolgi le formalità rapidamente, ad esempio, fotocopiando i documenti in modo da restituirli subito al cliente.
  • evita le domande scomode, non chiedere al cliente com’è andato il viaggio, ma domandagli piuttosto se ha avuto difficoltà a raggiungere il tuo hotel, a trovare parcheggio o un taxi;
  • fornisci informazioni utili, informa il cliente sui servizi e sugli orari dell’hotel senza fargli tutto l’elenco a voce, ma lasciandogli un opuscolo in camera;
  • fai up selling, il check-in è un momento importante anche per fare marketing e puoi proporre al cliente dei servizi extra, come un’esperienza nella SPA, il noleggio delle biciclette oppure delle escursioni.

Check-out hotel: quali attività prevede?

Anche durante il check-out in hotel ci sono delle accortezze che puoi tenere a mente per lasciare un ottimo ricordo al cliente che ha terminato il suo soggiorno presso la tua struttura. Eccole le azioni che puoi compiere:

  • verifica il conto con il cliente, nel momento in cui il cliente deve pagare il conto, fai un rapido controllo con lui e dettaglia le spese, prima che sia lui a richiedertelo;
  • chiedi al cliente se ha bisogno di qualcosa, mentre sbrighi le formalità di pagamento, informati se all’ospite occorre un taxi o qualche informazione sui mezzi per raggiungere l’aeroporto.
  • invita il cliente a lasciare una recensione, chiedi al cliente di lasciare il suo parere sul soggiorno che ha appena trascorso nel tuo hotel;
  • lascia un buono sconto, se vuoi fidelizzare il cliente, puoi regalargli un buono sconto per il suo prossimo soggiorno, con tutti i contatti del tuo hotel;
  • accompagna il cliente, come un bravo padrone di casa, accompagna il tuo cliente all’uscita e salutalo in modo gentile.

Come gestire la reception in modo efficiente?

Una gestione della reception efficiente è fondamentale per svolgere in modo rapido e veloce il check-in e il check-out. Per questo avrai bisogno di un software gestionale che non faccia perdere tempo prezioso a te e ai tuoi clienti. Inoltre, attraverso un software gestionale puoi recuperare facilmente informazioni utili sui tuoi ospiti come, ad esempio, se hanno già soggiornato nel tuo albergo.

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