Dopo il Coronavirus, quel che è sicuro è che le cose non saranno più come prima. 

Tutte le strutture ricettive, dall’hotel indipendente alla grande catena, dall’agriturismo al B&B, dovranno adottare misure finalizzate a garantire la sicurezza di ospiti e personale.

A questo proposito, è stato sottoscritto un protocollo nazionale denominatoAccoglienza Sicura” che raccoglie le procedure a cui le aziende turistico-ricettivo dovranno attenersi per riprendere le attività.

Verso la digitalizzazione dell’hotel industry

Tra le varie indicazioni fornite nel protocollo, vi è l’invito a utilizzare, dove possibile, sistemi automatizzati di registrazione, di digital concierge e di comunicazione verso l’ospite per evitare assembramenti e ridurre al minimo le interazioni fisiche tra staff e clienti.

È evidente che l’emergenza sanitaria di questi ultimi mesi ha portato ad accelerare i progetti di innovazione e digitalizzazione del settore hospitality

Gli hotel hanno bisogno di mantenere gli approcci diretti attraverso dispositivi digitali.

Pensiamo ad esempio al momento del check-in, quando l’ospite arriva in hotel e si ferma alla reception per fornire i documenti necessari con cui il personale potrà fare la registrazione e sbrigare le operazioni amministrative, come la compilazione e l’invio delle schedine alloggiati: una procedura di per sé piuttosto semplice che, però, nei momenti di alto afflusso, può prolungarsi causando code e assembramenti che in questo particolare periodo storico vanno assolutamente evitati.

È qui che la tecnologia ci viene in aiuto permettendo di velocizzare questa procedura e offrire all’ospite un servizio migliore attraverso il check-in online o web check-in, una pratica già usata dalle compagnie aeree da molto tempo.

Come funziona il check-in online per gli ospiti

Una volta fatta la prenotazione, l’ospite riceve un’email di conferma o di pre-stay da cui potrà accedere al servizio di check-in online: il cliente dovrà quindi inserire i propri dati anagrafici e quelli di eventuali altri ospiti compilando un semplice modulo online accessibile tramite computer, telefono o tablet, e disponibile in 5 lingue.

Questo permette di velocizzare decisamente la procedura di registrazione alla reception, dato che il personale dovrà semplicemente verificare che i dati inseriti dal cliente siano corretti.

Quali dati può inserire l’ospite attraverso il check-in online?

Si tratta di dati personali e anagrafici obbligatori come:

  • nome e cognome
  • sesso
  • nazionalità e lingua
  • indirizzo email
  • luogo e data di nascita
  • residenza
  • dati del documento d’identità

È possibile attivare anche un ulteriore modulo per richiedere all’ospite informazioni aggiuntive legate alla prenotazione, ad esempio:

  • come è venuto a conoscenza dell’hotel
  • motivo del soggiorno
  • orario di arrivo
  • preferenza di camera
  • richiesta di fattura
  • numero del volo

Come funziona il check-in online per l’hotel

L’albergo può personalizzare l’aspetto del modulo che gli ospiti dovranno compilare. 
La personalizzazione include l’inserimento del logo, la scelta dei colori e il caricamento di eventuali immagini per uniformare il layout del modulo al sito e alla brand identity che si vuole trasmettere.

L’hotel può anche decidere quali campi inserire e far compilare al cliente, a seconda delle informazioni che vuole raccogliere e che potrebbero diventare una base di dati preziosissima da analizzare con strumenti di Business Intelligence dedicati.

Dal punto di vista informatico, all’interno del gestionale alberghiero, la prenotazione sarà contrassegnata con lo stato “web check-in” e i profili degli ospiti verranno popolati automaticamente con i dati inseriti online dall’utente.

Come vedi, il check-in online è un’alternativa smart al classico check-in alla reception della struttura: velocizza la procedura di ingresso, facilitando il lavoro del tuo personale, che potrà dedicarsi ad attività più importanti, e influenzando in modo positivo l’opinione che gli ospiti hanno del tuo hotel.

Se vuoi capire meglio come funziona il nostro modulo di check-in online, contattaci senza impegno.