Serenissima Informatica, specialista nello sviluppo di software gestionali per hotel, supporta le strutture ricettive come catene alberghiere, hotel indipendenti e villaggi turistici con soluzioni dinamiche e innovative volte a ottimizzare i processi operativi: i sistemi gestionali aiutano a migliorare la qualità del servizio.

I fattori che concorrono al successo della struttura alberghiera sono però tantissimi e anche le attività più piccole possono contribuire all’obiettivo finale, ovvero l’acquisizione del cliente.

Tra queste c'è, ad esempio, una gestione curata e attenta della fase di conferma prenotazione in hotel.

A questo proposito, oggi vogliamo parlarti di come scrivere una mail di conferma prenotazione, un importante strumento di contatto con il cliente che, come tale, va curato con grande attenzione, per migliorare l’esperienza dei tuoi ospiti e la revenue della tua struttura ricettiva.

Vediamo dunque i 10 consigli per scrivere una email di conferma di prenotazione hotel perfetta.

10 consigli per una mail di conferma prenotazione perfetta

Ecco i nostri suggerimenti su come scrivere una mail di conferma prenotazione che permetta di aumentare le probabilità di acquisizione del cliente.

1. Messaggio iniziale

La prima cosa che devi fare è iniziare la lettera di conferma prenotazione salutando e ringraziando il cliente per aver scelto la tua struttura.

2. Informazioni sulla prenotazione

Fornisci all’ospite le informazioni più importanti che riguardano la sua prenotazione, come il numero e la data del booking, il nominativo e l’anagrafica del cliente, la tipologia e il numero di stanze, le date di check-in e check-out, il numero di notti, l’importo pagato e quello dovuto, i contatti e le indicazioni per raggiungere la struttura.

3. Promozioni e offerte
Se hai delle promozioni e delle offerte interessanti, utilizza la mail di conferma della prenotazione per comunicarle al cliente, così migliorerai la sua esperienza e potrai aumentare le tue vendite.

4. Richiesta di preferenze
Se vuoi avere maggiori informazioni sui tuoi ospiti, per offrire loro un servizio personalizzato, inserisci nella mail una sezione dedicata alle preferenze. Questi dati ti serviranno per coinvolgere gli ospiti anche dopo il loro soggiorno.

5. Eventi e manifestazioni
Inserisci nella mail informazioni su eventi e attività da fare nel periodo in cui i tuoi ospiti soggiorneranno nella tua struttura. Così, li aiuterai a organizzare al meglio la loro vacanza.

6. Oggetto della mail e call to action
Se vuoi che la tua mail venga letta devi curare l’oggetto utilizzando un linguaggio chiaro ma coinvolgente. Allo stesso modo, per far sì che l’ospite clicchi sui link che inserisci nella mail, sarà necessario realizzare delle call to action semplici, dirette e incisive.

7. Lingua e tone of voice
Scrivi la mail nella lingua dell’ospite o in inglese, in modo che possa comprendere tutte le informazioni in essa contenute. Inoltre, utilizza il tono adatto al tuo target. Se hai un hotel di lusso, il tuo tono sarà ad esempio più formale rispetto a quello utilizzato da strutture ricettive come gli ostelli, con un target più giovane.

8. Immagini
Per la mail scegli le immagini che meglio rappresentano il tuo hotel e che invoglino il tuo ospite a raggiungere la tua struttura.

9. Comunicazione multidevice
Ormai, molti leggono le mail dallo smartphone, pertanto la pagina deve essere pensata e sviluppata per poter essere consultata correttamente anche su device mobili come cellulari e talbet. Sarà quindi necessario creare una mail responsive e con immagini non troppo pesanti.

10. Invio automatico
Utilizza l’invio automatico delle mail, per risparmiare tempo e per comunicare in modo tempestivo con i tuoi ospiti. È molto importante che il cliente riceva rapidamente la conferma della prenotazione.

Ora che i consigli sono terminati, non ti resta che provare a mettere in pratica questi suggerimenti e provare a scrivere la mail di conferma prenotazione per la tua struttura ricettiva.